Assistant - Assistante de Direction H/F - Resort Club Arc 1950

Vivre et travailler à Arc 1950, c'est choisir un environnement unique !
Implanté au coeur des Alpes, à 1950 mètres d'altitude, notre village piétonnier se distingue par son charme, son architecture harmonieuse et son atmosphère chaleureuse. Arc 1950 est bien plus qu'une simple station de ski : c'est un lieu de vie, de rencontres et de partage entre résidents, commerçants, vacanciers et partenaires.

L'ASL Resort Club, en tant qu'association syndicale libre, joue un rôle central dans la coordination des services du village. Elle veille au bon fonctionnement des équipements communs, à la relation entre les parties prenantes, à la qualité de vie au quotidien et à la cohésion du village dans son ensemble.
Dans ce cadre dynamique, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction pour accompagner la Direction Générale sur une large variété de missions administratives, organisationnelles, financières et humaines.
Votre rôle au sein de l'équipe
Véritable bras droit de la Direction, vous serez au coeur de l'organisation de la vie du village. Vous assurerez un rôle de coordination, de suivi et de soutien, en lien avec les commerçants, les prestataires de service, les copropriétés, les résidents, les collaborateurs internes et les services de la station.
Vos missions principales
1. Appui à la Direction Générale & administration de l'association
Préparation et suivi des assemblées générales : ordres du jour, convocations, rédaction des comptes-rendus, traduction en anglais, logistique des réunions
Organisation des rendez-vous stratégiques avec les différents acteurs du village (bailleurs, exploitants, institutionnels)
Suivi des dossiers transversaux : contrats, rapports d'activités, indicateurs de performance
Gestion des documents juridiques, administratifs et opérationnels en lien avec le fonctionnement de l'association
2. Coordination de la vie du village
Suivi des prestations de services récurrentes : déneigement, propreté, espaces verts, éclairage public, sécurité
Gestion des équipements communs (salles de séminaires, accès techniques, clés, badges, etc.)
Interface avec les prestataires techniques pour la maintenance courante ou les urgences
Participation à l'amélioration continue des services proposés aux résidents et commerçants

3. Gestion budgétaire & suivi financier
Suivi de la facturation fournisseurs : saisie, vérification, archivage, paiements
Emission et suivi des contributions des membres de l'ASL (copropriétés, commerçants, exploitants)
Relances et suivi des règlements
Suivi des contrats en cours, échéances, avenants, prestations ponctuelles
Préparation des éléments budgétaires pour les réunions et les clôtures comptables
4. Soutien aux ressources humaines

Suivi administratif des collaborateurs permanents et saisonniers (congés, formations, visites médicales, titres d'accès, cadeaux salariés.)
Participation à la rédaction et diffusion des offres d'emploi
Traitement des candidatures et appui dans le processus de recrutement
Suivi des obligations légales (registre du personnel, document unique, etc.)
5. Accueil et communication
Accueil physique, téléphonique et numérique au bureau de l'association
Réception et traitement des demandes des propriétaires, commerçants et partenaires
Soutien au service animation dans la mise en oeuvre des événements : logistique, communication, prestataires
Aide à la rédaction de documents d'information (newsletters, comptes-rendus, supports de présentation)
Profil recherché

Formation & expérience
Diplôme de niveau Bac +2 minimum (type BTS Assistant de Gestion, Commerce International, DUT GEA ou équivalent)
Une première expérience dans un environnement administratif polyvalent, en lien avec plusieurs interlocuteurs, est fortement appréciée
La connaissance du fonctionnement des associations syndicales ou du secteur touristique est un plus
Savoir-faire

Experience : 4 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Langues : Anglais souhaité

Permis : B - Véhicule léger exigé

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.