Assistant du Cabinet de la Rectrice - Rectorat - Rennes 35 H/F - Ministère de l'Education nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Rennes - 35
- Fonctionnaire
- Ministère de l'Education nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche
Les missions du poste
Les assistant(e)s du cabinet sont placé(e)s sous l'autorité du directeur de cabinet et de la directrice adjointe de cabinet de la rectrice. Les missions administratives et logistiques sont partagées entre les 3 assistant(e)s du cabinet.Plus spécifiquement, l'assistant(e) de cabinet apporte le soutien logistique nécessaire à l'organisation des activités du cabinet. Il / elle prépare le dossier quotidien de la rectrice et assure le suivi administratif des interventions.
Activités :
- Suivi et traitement des demandes d'intervention (ministérielles, présidentielles, différents élus/parlementaires et particuliers),
- Rédaction de courriers en réponse aux sollicitation écrites,
- Préparation des dossiers quotidiens de la rectrice comprenant les informations pour chacune des échéances de la journée, en collectant les éléments auprès des interlocuteurs, en les mettant en forme au besoin, en rédigeant des biographies, etc.
- Traitement des communications téléphoniques, accueil physique des interlocuteurs, orientation des correspondants internes et externes, gestion du courrier papier et des parapheurs,
- Appui à la préparation et à l'organisation des réunions ou dossiers du cabinet,
- Appui gestion de la boite mail fonctionnelle du cabinet ****@****.** : traitement, diffusion, archivage et modération de listes de diffusion,
- Appui au suivi administratif et logistique : réservation de billets de train, organisation des déplacements des membres du cabinet, suivi des heures de travail du chauffeur de la rectrice.
Le profil recherché
Connaissances :
- Organisation du système éducatif et de ses acteurs,
- Organisation des services de l'Etat et des collectivités territoriales,
- Culture administrative des services publics et de l'environnement professionnel.
Savoir-faire :
- Maîtrise de l'outil bureautique,
- Aisance rédactionnelle,
- Aptitude à structurer son travail et à respecter les délais,
- Capacité à travailler en équipe.
Savoir-être :
Afficher la suite
- Sens de l'organisation et de la réactivité,
- Capacité à prioriser son travail,
- Disponibilité, adaptabilité, rigueur et fiabilité,
- Aisance relationnelle et sens de la confidentialité.