Chargé de Gestion Administrative des Intervenants + H/F - Association Groupe Essec

L'ESSEC est un établissement d'enseignement supérieur spécialisé dans la formation de haut niveau au management et à la gestion d'entreprises. Réparti sur 4 campus : Cergy, La Défense, Singapour et Rabat, il accueille 4650 étudiants en formation initiale et 5000 managers en formation permanente par an.Dédié à la recherche, l'enseignement et l'entrepreneuriat, le campus de l'ESSEC Business School, situé à Cergy, recherche un(e) Chargé-e de gestion administrative des intervenants.

Rejoignez l'ESSEC et participez activement au suivi administratif de nos intervenants.

Rattaché-e à la Responsable Développement et Projets RH, vous êtes au coeur du dispositif administratif encadrant les intervenants extérieurs de l'ESSEC (chargés de cours, moniteurs, surveillants, etc.).

Vous êtes leur référent administratif, ainsi que l'interlocuteur privilégié des équipes internes en charge de leur recrutement et de leur staffing.

Votre rôle est essentiel pour garantir la conformité des démarches contractuelles et administratives.

Vous agissez en soutien, en information et en accompagnement, dans le respect des obligations légales.

Missions
Gestion administrative :
Suivre et accompagner la création des dossiers administratifs dans notre SIRH, en veillant à leur conformité : saisie des données, vérification des pièces justificatives et mises à jour régulières.
Assurer une coordination efficace avec les équipes pédagogiques et le service paie afin d'optimiser la gestion administrative des intervenants.
Editer les contrats et en superviser la signature via notre plateforme dédiée.
Actualiser les indicateurs de gestion pour garantir un pilotage fiable et précis de l'activité.
Être l'interlocuteur(trice) référent(e) pour toutes les questions administratives, en apportant des réponses adaptées aux demandes ponctuelles ou récurrentes.

Profil recherché
Vous justifiez d'une première expérience réussie dans la gestion administrative du personnel.
Organisé(e) et réactif(ve), vous êtes capable de traiter plusieurs dossiers en parallèle avec rigueur et précision.
Autonome et fiable, vous faites preuve d'une grande minutie dans l'exécution de vos missions.
Votre aisance relationnelle, votre sens du service et votre esprit d'équipe sont des atouts majeurs dans votre quotidien professionnel.
Discrétion et sens des responsabilités sont indispensables pour ce poste.
Vous appréciez le travail en collaboration et les échanges avec des interlocuteurs aux profils variés.
Vous maîtrisez parfaitement les outils du Pack Office.
Un bon niveau d'anglais serait un atout apprécié.

L'ESSEC s'engage activement en faveur de la diversité, de l'équité et de l'inclusion.
Convaincus que la richesse de notre communauté repose sur la pluralité des parcours et des identités, nous oeuvrons chaque jour à créer un environnement bienveillant et inclusif pour toutes et tous.

Conformément à la politique d'embauche du Groupe ESSEC favorisant la diversité, ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap.

Les données collectées dans le cadre de votre candidature seront conservées pendant une durée de 2 ans par le Groupe ESSEC conformément aux dispositions légales, sauf avis contraire de votre part.

Experience : 2 An(s)

Compétences : Traiter des informations sensibles avec discrétion

Langues : Anglais souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.