Chargé - Chargée d'Accueil H/F - Pôle Emploi

L'association basée sur Alès, permet à toute personne en difficultés, de trouver du soutien dans un esprit de respect et de promotion humaine. Elle se veut être un espace de rencontre, de dialogue et de partage portant les valeurs de l'action sociale et oeuvrant pour la lutte contre les exclusions.
Sa devise : « Il y a obligation envers tout être humain du seul fait qu'il est un être humain. »
C'est donc dans une diversité de profils, aux diverses difficultés, que nos équipes accueillent et accompagnent au quotidien. L'objectif qui nous unit est celui de rendre à chaque personne sa dignité, son utilité sociale et sa citoyenneté afin d'assurer un équilibre universel. L'esprit d'inconditionnalité que nous portons et la transversalité de nos actions nous offre la possibilité de coconstruire un projet avec la personne aux plus proche de ses besoins et au plus proche de nos convictions.
L'association compte pas moins de 160 salarié(e)s répartis en 7 pôles (Asile, Santé-Ricochets, Hébergement-Logement, Citoyenneté, Ressourcerie, Lampisterie et Services Supports).

DESCRIPTION DU SERVICE
Le service administratif est composé de 11 personnes dont 2 à la facturation, 2 aux ressources humaines, 3 (dont la responsable de service) en comptabilité en charge de la comptabilité, du budget et de la paie, 1 à la gestion locative, 1 à la gestion des caisses/assurances/quittancement/flotte auto, 1 gestion des conventions/secrétariat de direction, 1 chargée d'accueil.

DESCRIPTION DU POSTE

Chaleureux et professionnel, vous êtes le premier point de contact, le premier visage de l'association.

Accueille, oriente et informe le public sur place ou par téléphone
Gère le standard téléphonique, prend des messages et transfère les appels
Enregistre les visiteurs et délivre des badges d'accès
Organise l'agenda des rendez-vous et des salles de réunion
Assure la gestion de courriers, des colis entrants et sortants
Peut être amené à gérer des tâches administratives de base

COMPETENCES

Avoir le sens de l'accueil
Avoir le sens de la communication
Savoir faire preuve de curiosité professionnelle afin de faire le lien avec les différents services de l'association
Disposer d'une bonne maîtrise de l'orthographe
Savoir rester à bonne « distance » des situations des usagers
Adopter la posture professionnelle adéquate
Rédiger des messages et des emails professionnels
Maintenir une communication claire et professionnelle
Utiliser les outils numériques
Maintenir un environnement de travail propre et organisé

DESCRIPTION DES ACTIVITES

Assurer l'accueil physique des usagers et de toutes personnes
Orienter les personnes vers les services adaptés
Assurer l'accueil téléphonique et orienter les appels
Prendre en charge le courrier arrivant et s'assurer du respect des procédures
Affranchir le courrier départ / l'affecter analytiquement aux dispositifs qui est à l'origine de l'envoi / assurer le suivi des courriers importants
Relevé mensuel de la machine à affranchir
Gestion des plannings de réservation de salles de réunion
Gestion des plannings de réservation de véhicules
Commande de fournitures administratives et commande de papier
Alimentation et mise à jour de la base de données de candidatures

Prise de poste souhaitée : Septembre 2025

Experience : 6 Mois

Compétences : Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un accueil téléphonique, Identifier, traiter une demande client

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement social pour adultes et familles en difficultés et autre hébergement social

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.