Kypseli- Assistant de Direction H/F - Groupe Alienor

Véritable acteur national du BTP, le Groupe Aliénor spécialiste de l'ingénierie de la construction, propose à ses clients une expertise diversifiée : maîtrise d'oeuvre, bureau d'études techniques et construction. Au-delà de notre expertise technique c'est le savoir-faire et le savoir-être de nos équipes qui constitue le véritable ADN de notre Groupe.Acteur national du BTP, le Groupe Aliénor spécialiste de l'ingénierie de la construction, propose à ses clients une expertise diversifiée : maîtrise d'oeuvre, bureau d'études techniques et construction. Au-delà de notre expertise technique c'est le savoir-faire et le savoir-être de nos équipes qui constitue le véritable ADN de notre Groupe.

Nous recherchons pour notre entité KYPSELI, notre futur(e) :
Assistant(e) de direction (H/F).

Spécialisée en Ingénierie du CONFORT et de l'EFFICIENCE du Bâtiment (Fluides, Energies et Environnement), KYPSELI accompagne les Maîtres d'Ouvrages sur les thématiques d'aujourd'hui et de demain : favoriser le confort et le bien-être, concilier performance énergétique et bas carbone, s'engager dans la garantie de performance énergétique, accompagner le développement des nouveaux usages, promouvoir la biodiversité positive, développer la mise en oeuvre d'agro-matériaux/de matériaux biosourcés.

Rattachez au Directeur d'Agence votre rôle sera de l'accompagner dans l'ensemble des tâches administratives. Vous aurez également un rôle d'interface auprès des divers interlocuteurs.

VOS MISSIONS ;

Assistante du Directeur d'agence
Accueil physique et téléphonique (accueil des visiteurs, gestion du standard)
Relais RH
Préparation de la facturation et gestion des relances
Gestion et déclarations des assurances
Gestion administrative et financière des chantiers (dossier de consultation, OS, comptes rendus de chantier, certificats de paiement, DGD, courriers)
Constitution des dossiers de candidatures (suivi des annonces, dossier de présentation de la société, relation architectes et cotraitants, suivi de l'instruction des dossiers de candidatures, mise en forme des offres commerciales)
Travaux divers autour des outils de communication de l'entreprise (book, fiches de références, site internet)
Assistance force de vente (prise de rendez-vous prospects, suivi agenda des commerciaux),
Gestion des bureaux (fournitures, consommables)

Cette liste de tâches est non exhaustive et peut être mise à jour ultérieurement.

Vos atouts pour réussir à ce poste :
Issu(e) d'une formation dans le domaine de l'administration, vous avez acquis au minimum 2 ans d'expérience sur un poste similaire.
Nous recherchons dans l'idéal une personne avec une expérience au sein d'un bureau d'études ou dans le domaine de la construction, ayant travaillé sur du marché public.
Doté(e) d'un excellent relationnel, vous être reconnu(e) pour votre aisance rédactionnelle et votre rigueur ; vous possédez d'excellentes capacités d'organisation et vous aimez travailler en équipe.
Nos avantages

Tickets restaurant sur le temps de présence en entreprise (participation patronale 50%), prime vacances, carte cadeau Noël, mutuelle prise en charge entreprise de 55%.

Candidater

Dans le cadre de sa politique « Diversité », le GROUPE ALIENOR étudie à compétences égales toutes les candidatures dont celles de personnes en situation de handicap

Si cette offre correspond à votre recherche et à votre profil n'hésitez pas à nous transmettre votre candidature par mail

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Ingénierie, études techniques

Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.