Assistant Administratif Petite Enfance H/F - Mairie

Missions / conditions d'exercice
Sous la responsabilité de la cheffe du S2A ECS, vos missions principales seront les suivantes :
*Assurer la gestion administrative des demandes et de l'attribution des places en EAJE
- Gérer les RDV au guichet unique PE pour les familles
- Enregistrer les demandes de préinscriptions des familles et créer les dossiers en liste d'attente dans le logiciel de gestion Concerto
- Réceptionner, vérifier et traiter les justificatifs
- Organiser et préparer les commissions d'attribution : fixer les dates en lien avec les cheffes de services et l'élu référent, mettre à jour les dossiers des familles, établir le classement au regard des critères d'attribution définis (pondération)
- Réaliser les inscriptions des familles ayant eu une place en crèche
- Préparer les courriers de réponse suite à la commission d'attribution et faire le suivi de l'acceptation ou du refus des places
- Organiser et co-animer une réunion administrative post-commission pour les familles ayant eu une place en crèche
- Réaliser les contrats d'accueil (nouveaux entrants, renouvellement, modification de contrat d'un enfant déjà accueilli)
- Tenir des permanences de signature des contrats des familles dans les différentes crèches communales
- Tout au long de l'année, réaliser les clôtures de dossier des familles quittant ce mode de garde, modifier le dossier des familles, établir les nouveaux contrats en cas d'évolution des ressources, mettre à jour les ressources des familles en janvier au regard des dossiers allocataires CAF, réaliser toutes modifications ayant un impact sur le contrat d'accueil et/ou la facturation
* Renseigner et suivre les données, statistiques et indicateurs du secteur Petite Enfance en complétant les tableaux de bord dédiés
* Etre en charge de l'extraction des données pour les dossiers CAF relatives au RPE
*Assurer le secrétariat de la cheffe de service Petite Enfance (organisation de réunion, courrier, etc.)
*Assurer, dès que nécessaire, la polyvalence, dans un souci de continuité de service
- De la seconde assistante Petite Enfance : facturation, demande intérim, etc.
- Au sein du S2A : relais accueil physique et téléphonique, régie, etc.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer la gestion administrative d'une activité, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.