Chargé des Instances H/F - Universite Paris-Saclay

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Pôle affaires institutionnelles - rattaché au responsable du pôle affaires institutionnelle.

Missions principales de l'agent-e :

Contribuer à l'organisation et à la mise en oeuvre des élections prises en charge par la DAJI
Contribuer à l'organisation des séances et au suivi des dossiers des sections disciplinaires en lien avec la secrétaire désignée au sein de la DAJI
Appuyer l'organisation des instances prises en charge par la DAJI (gestion du calendrier, respect des échéances, organisation des séances)
Assurer l'enregistrement et l'archivage des conventions réceptionnées par la DAJI
Appliquer les procédures définies ainsi que le respect du cadre réglementaire de l'instance
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion de l'activité
Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité et des réunions
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

Profil

Connaissance, savoir :

Modes de fonctionnement des administrations publiques, et sensibilité juridique
Aisance avec les outils informatiques et appétence pour la dématérialisation
Techniques d'élaboration de documents
Techniques de communication
Bon niveau rédactionnel

Savoir-faire :

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en oeuvre des procédures et des règles
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Mettre en oeuvre une démarche qualité
Bonne maîtrise des principaux logiciels de bureautique

Savoir-être :

Sens de l'organisation
Rigueur / Fiabilité
Sens relationnel
Sens du service public
Discrétion

Experience : 12 Mois

Compétences : Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.