Assistant - Assistante de Direction H/F - Globallians

Notre association est un réseau qui regroupe des cabinets d'accompagnement à l'international spécialisés par pays.Missions principales

1/ Gestion administrative et coordination (60%)

Suivi des outils collectifs : gestion des documents internes (Drive, CRM, outils de communication, CANVA etc.)

Organisation des réunions : planification, préparation des supports, compte rendus et suivi des réunions, organisation des 2 conventions annuelles

Soutien administratif : appui administratif pour la direction ainsi que pour les membres du réseau Globallians

Soutien comptable : suivi de trésorerie, prévisionnel, enregistrement des frais sur logiciels dédiés

Reporting : reporting mensuel de l'activité, utilisation d'outil de gestion du temps, interventions orales pour présenter ces éléments durant les conventions annuelles

Communication : Lien et coordination avec la ressource externe pour les éléments de communication, planning éditorial, réseaux sociaux

2/ Animation de réseau des membres (20%)

Suivi des membres : maintien de la communication avec les membres, réponses aux sollicitations, suivi des leads et opportunités commerciales pour les membres

3/ Animation de réseau des partenaires (20%)

Suivi et animation des partenaires : gestion des conventions de partenariat, reporting et mises en place des actions décidées par la direction et/ou la co présidence.

Développement des affaires : identification d'opportunités commerciales, élaboration de propositions de collaboration, contribution au développement commercial du réseau

Veille commerciale : suivi des tendances et opportunités de marché

Profil :

Expérience : Minimum 2 ans dans un poste similaire, idéalement dans un environnement PME, réseau associatif ou international

Compétences recherchées :

Compétences organisationnelles et administratives : gestion du temps et des priorités.

Compétences en communication : excellente expression écrite et orale en français, un bon niveau d'anglais serait un plus, capacité à rédiger des emails professionnels, notes, synthèses, rapports, maîtrise des réseaux sociaux professionnels (LinkedIn notamment), communication fluide avec des interlocuteurs de niveaux variés (membres, partenaires, direction).

Compétences relationnelles et comportementales (soft skills) : discrétion et sens de la confidentialité, diplomatie, aisance relationnelle et écoute active, rigueur, fiabilité, esprit d'initiative, proactivité et capacité à anticiper les besoins de la direction, sens du travail en réseau et en collaboration.

Compétences numériques et technologiques : connaissance de logiciels de gestion ou CRM (Hubspot par exemple), utilisation d'outils collaboratifs (Drive, Teams, Doodle, Toggl...), Capacité à gérer un calendrier éditorial, créer des visuels simples (Canva), aisance avec les outils de reporting et tableaux de bord

Capacité à gérer des interactions multi-acteurs : membres, partenaires, institutionnels

Intérêt pour le développement économique, la coopération ou les affaires internationales

Experience : 2 An(s)

Compétences : Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Archiver des dossiers et documents de référence, Collecter et analyser des données, des informations, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser des déplacements professionnels, Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Relayer de l'information, Utiliser les outils numériques

Langues : Anglais souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Affaires étrangères

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.