Agent Administratif et d'Accueil H/F - Coallia

Rejoignez Coallia et participez à la mission d'utilité sociale de l'Association au service des plus vulnérables de notre société.

Chaque jour depuis 1962, nos interventions font la fierté des 5 000 professionnels qui ?uvrent dans sept champs d'activité auprès de 100 000 personnes : Asile et intégration, Logement accompagné, Mise à l'abri, urgence et insertion, Grand âge et autonomie, Handicaps et inclusion, Protection de l'enfance et Accompagnement social.Participez à la mission d'utilité sociale de Coallia au service des plus vulnérables.

Avec plus de 900 dispositifs, nous intervenons dans le cadre de politiques publiques auprès de 100 000 personnes par jour : travailleurs migrants, demandeurs d'asile, réfugiés, mineurs non accompagnés, personnes fragilisées par l'absence de logement ou encore celles en situation de dépendance et de handicap.
Les valeurs de fraternité, hospitalité et proximité animent les 5000 professionnels de l'Association. Rejoignez nous !

Coallia recrute pour la SPADA (Structure de Premier Accueil des Demandeurs d'Asile) situé à Poitiers :

1 Agent Administratif et d'Accueil H/F

Poste à pourvoir en CDD à temps complet (35 H/semaine)

Sous la responsabilité de votre manager, vous serez plus particulièrement sur des missions telles que :
- L'accueil physique des usagers;
- La gestion des appels téléphoniques et de certains mails;
- L'identification des besoins des usagers et des partenaires, et l'appréciation de l'urgence des demandes;
- La gestion et la distribution du courrier des usagers;
- La prise de rendez-vous avec les intervenants d'action sociale et plus occasionnellement avec les services de l'OFII / Préfecture;
- L'édition de documents nécessaires aux démarches sociales et administratives des usagers (attestations de ressources, de domiciliation, guides de la demande d'asile, billets de train, etc);
- La mise à jour des outils et le suivi statistique.

Titulaire d'un diplôme au minimum de niveau IV (Bac) à Bac +2 (spécialité Assistanat ou expériences équivalentes), vous maîtrisez toutes les techniques de secrétariat et bien sûr le Pack Office (Excel, Word, PowerPoint).
Vous avez idéalement une expérience dans le secteur social ou médico-social et/ou dans le travail avec les demandeurs d'asile ; à défaut, vous comprenez les enjeux du travail avec ce public et être soucieux-se de mettre vos compétences au service des missions de la SPADA.

Autonome et capable de réactivité, vous savez vous organiser, identifier les priorités et gérer efficacement un flux important d'usagers ainsi qu'une grande quantité d'informations.

A l'aise avec les écrits professionnels et à l'oral, vous savez communiquer les informations avec clarté et concision.
Une certaine aisance en anglais, au moins à l'oral, est recommandée. Une seconde langue (géorgien, russe, arabe...) serait un atout indéniable.

Un bon sens du relationnel, un attachement au travail en équipe et une bonne gestion de l'urgence sont des qualités indispensables pour ce poste.

Avantages :
- 35 jours de congés payés
- Carte Ticket Restaurant
- Formations

Experience : 6 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classement, archivage, Accueillir, orienter, renseigner un public, Diffuser une information, une publication, Mettre à jour un dossier, une base de données, Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins, Utiliser les outils numériques, Traitement administratif des dossiers

Langues : Anglais exigé

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement social pour handicapés physiques

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.