Assistant des Instances et de la Vie Institutionnelle H/F - Union Depart des Associations Familial

L'UDAF de l'Eure (Union Départementale des Associations Familiales de l'Eure) a pour mission de représenter les familles auprès des pouvoirs publics et de gérer des services à destination des familles.

Au sein du pôle « vie associative et action familiale », l'assistant(e) des instances et de la vie institutionnelle participe à faire vivre le mouvement associatif familial dans sa diversité, assure des liens entre les associations, participe à des projets communs, promeut en interne et en externe les actions de l'UDAF de l'Eure.

Activités principales :
L'Assistant(e) des instances et de la vie institutionnelle aura pour principales activités :

- Prendre en charge la préparation, l'organisation et le suivi des Bureaux, Conseils d'Administration et Assemblée Générale avec la Direction et la Gouvernance
- Préparer et organiser les groupes de travail, commissions internes sur des thématiques diverses à destination des administrateurs et associations adhérentes (ex : médaille de la famille.) en lien avec la Direction
- Assurer le secrétariat des représentations familiales et du service Action familiale
- Prendre en charge et optimiser l'organisation d'un dossier confiée par la Direction
- Mettre en oeuvre des actions de communication

Compétence(s) liées au poste
- Rédiger et envoyer les courriers d'invitation et les comptes rendus
- Transmettre des comptes rendus
- Participer à l'organisation et à l'animation d'événements/ manifestations, l'organisation des réunions
- Préparer les opérations de vote et veiller au respect des procédures électorales
- Assurer l'application et le suivi des décisions, en lien avec le Président et la Direction
- Veiller à la bonne application des statuts de l'Association
- Suivre la mise en oeuvre, et l'évaluation annuelle du projet associatif, en lien avec la Gouvernance, la Direction et l'ensemble de l'encadrement
- Prendre en charge et optimiser l'organisation d'un dossier dans le respect du calendrier fixé (listes électorales, Fonds spécial,.)
- Concevoir des supports de communication, assurer leur diffusion via des médias sociaux (site internet, réseau social.) ou via des prestataires adaptés (journaux locaux.)
- Renseigner les tableaux de bord

Autre(s) compétence(s)
- Connaissance du fonctionnement associatif, de la réglementation de la vie statuaire
- Connaissance du réseau partenarial, et associations départementales
- Connaissance des outils bureautique classiques
- Alerter la Direction en cas de difficultés constatées
- Être force de propositions et d'informations
- Rendre compte de son activité auprès de de la Direction
- Prendre en compte et respecter les délais
- Respecter les règles de confidentialité

Experience : 2 An(s) - Dans la gouvernance associative

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Gérer un planning, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Appliquer un cadre juridique ou réglementaire, Réaliser la gestion administrative des contrats, Assurer un accueil téléphonique, Archiver des dossiers et documents de référence, Collecter et analyser des données, des informations, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Permis : B - Véhicule léger exigé

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.