Assistant Administratif et Financier Projets et Programmes Act H/F - Universite de Bordeaux

L'université de Bordeaux cultive depuis 575 ans les valeurs universelles qui ont forgé sa réputation : humanisme, exigence, créativité et diversité. L'école des savoirs encyclopédiques a évolué au fil du temps en une université pluridisciplinaire. Elle a su s'adapter à son environnement et se réinventer pour devenir une référence de l'enseignement supérieur et de la recherche.Le pôle pilotage et aide à la stratégie, composé de 65 ETP, vient en appui des évolutions stratégiques et organisationnelles de l'université de Bordeaux par la coordination et l'appui au pilotage de ses projets stratégiques.
Il a pour principales missions :
- D'être en appui des évolutions de l'université de Bordeaux par la coordination et l'appui au pilotage des projets stratégiques;
- D'accompagner l'établissement et les composantes dans les différentes étapes de leur réflexion stratégique, l'élaboration, la réalisation et le suivi de leurs projets.
- De promouvoir la culture de l'amélioration continue et du développement organisationnel en prenant appui sur les outils du management de la qualité et du pilotage par les processus.

L'assistant administratif et financier projets et programmes a comme missions :

L'assistance administrative à la gouvernance des projets stratégiques

L'assistance administrative à la gouvernance des initiatives stratégiques, notamment l'IdEx Université de Bordeaux et ACT :

Mise en oeuvre des décisions dans le cadre de ces initiatives stratégiques (notifications, installation des crédits en lien avec la Direction des Finances ou exceptionnellement versements de crédits auprès des autres établissements du site), en relation avec les services et chargés de programme opérateurs et mise à jour des bases de données relatives aux programmes.

Soutien logistique (locaux, matériels, fournitures, courrier, accueil, standard téléphonique) de l'activité du pôle PAS

Planification de réunions pour les acteurs du programme ACT

Assistance agenda (pôle et directions)

Activités principales

Vous renseignez des tableaux de suivi selon les instructions reçues

Vous proposez et concevez des outils de gestion administrative, des procédures et des documents afin d'améliorer le fonctionnement de la structure.

Vous assurez la circulation de l'information et communiquez avec les services de la structure ainsi qu'avec les partenaires extérieurs.

Vous assurez le soutien logistique lié à l'activité du service ou à l'organisation de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) : réservation des lieux, lien avec les prestataires, organisation des plannings des intervenants et prestataires, accueil des participants et réalisation des bilans.

Vous attribuez les crédits budgétaires affectés aux projets.

Vous contribuez à l'élaboration des budgets initiaux et rectificatifs.

Vous classez et archivez les justificatifs des opérations financières et/ou comptables.

Vous participez à l'élaboration du budget et des décisions modificatives, en lien avec la Direction Analyse Économique et Études Statistiques, en intégrant les prévisions de recettes et de dépenses.

Vous participez à l'établissement, à partir du système d'information de l'établissement, des états et bilans comptables et/ou financiers ainsi que des tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.