Un·e Gestionnaire de Scolarité H/F - Universite de Montpellier Paul-Valery

L'Université de Montpellier Paul-Valéry (UPVM) est une université des Humanités : Lettres, Langues, Arts, Sciences Humaines et Sociales. Plus de 22 000 étudiants sont inscrits de la licence au doctorat et 240 diplômes en lien avec les besoins socio-économiques y sont préparés.
Héritière de la Faculté des Arts fondée au Moyen Age, l'UPVM poursuit avec dynamisme cette longue tradition académique tout en sachant continuellement se transformer pour s'adapter et répondre aux grandes mutations de nos sociétés.
Université citoyenne et durable, dont le site principal est installé sur un campus arboré de plus de 10 hectares labellisé Patrimoine du XXe siècle, elle est dotée d'équipements pédagogiques exceptionnels, tels le Musée des Moulages classé, le Théâtre La Vignette « scène conventionnée pour l'émergence et la diversité », le Learning center ATRIUM conçu comme un lieu de savoir vivant, modernisant la fonction de bibliothèque universitaire et les services aux étudiants.

Contexte du recrutement :
La Faculté des Sciences Sociales, des Organisations et des Institutions (UFR4) est composée de deux départements : AES et Carrières Sociales. Elle accueille une population de plus de 2000 étudiants.
L'équipe administrative est composée de 17 personnels administratifs.
L'agent est placé sous l'autorité d'un.e responsable de pôle.

Missions :

Participation à la gestion pédagogique et de scolarité de la Faculté
Participation aux actions de communication et d'information à destination des étudiants
Participation aux manifestations institutionnelles

Activités principales :

Accueil et information des étudiants et des enseignants dans le domaine de la scolarité (parcours de formation, évaluation des connaissances et des compétences, etc.)
Gestion et contrôle des inscriptions pédagogiques des étudiants
Gestion des candidatures sur différentes plateformes
Gestion des stages étudiants
Gestion des évaluations de contrôle des connaissances
Saisie des notes, préparation des jurys
Réservation des salles durant l'année universitaire
Participation à la saisie des maquettes de demandes d'habilitation des diplômes de la composante
Classement et archivage obligatoires de documents concernant le domaine de la scolarité
Participation aux réunions de la Faculté dans le domaine d'activité

Compétences :

CONNAISSANCES ET SAVOIRS
De préférence, bonne connaissance de l'organisation générale de l'enseignement supérieur et du fonctionnement d'une université

SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS
Maîtrise de logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité (Apogée - Apogroup - eCandidat...)
Maîtrise du logiciel spécifique à la gestion des stages (PStages)
Maîtrise du logiciel spécifique à la gestion des salles (ADE)
Bonne connaissance de la réglementation relative à la scolarité
Sens de l'organisation et de l'anticipation
Bonne expression orale et écrite
Maîtrise de logiciels bureautiques (Word, Excel...)

SAVOIRS ÊTRE
Autonomie et travail en équipe
Sens du contact
Capacité d'adaptation et polyvalence
Rigueur
Réactivité

Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables :

Une expérience dans le milieu de l'enseignement supérieur est souhaitée.

Rémunération

Pour les personnels contractuels par référence à la grille de rémunération de l'université par référence à la catégorie C soit entre 1 456€ brut mensuel et 1 480€ brut mensuel en fonction de l'expérience acquise sur des fonctions similaires.

Experience : 6 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.