Assistant·e Administratif·ve Alternance H/F - AFEC

CONTRAT EN ALTERNANCE

Missions Génériques :
L'assistant.e s'assure du bon fonctionnement de l'administratif au sein de l'agence pénitentiaire, du secrétariat courant, répond aux différentes sollicitations de la responsable, et transmet à cette dernière les sollicitations des formateurs et du siège.
L'assistant.e sera garant.e de la confidentialité de ses missions et veillera à ce que les informations traitées ne sont accessibles qu'à ceux dont l'accès est autorisé.

Missions dans le domaine : Secrétariat :
- Répondre aux appels téléphoniques
- Réception / traitement / envoi du courrier (après validation de la responsable)
- Faire les commandes de fournitures

Mission dans le domaine : Formation :
- Créer ou préremplir les documents de formation et les transmettre aux formateurs (contrat, feuilles d'émargements, conventions de stage)
- Préparer et envoyer les fournitures et livrets pour les démarrages de session
- Recueillir les émargements, les enregistrer et les transmettre
- Créer les dossiers de rémunération des stagiaires
- Saisir les variables de la rémunération des stagiaires
- Faire les attestations d'entrée et de sortie de formation
- Envoyer les bulletins de salaire et les états de présence des stagiaires aux établissements pénitentiaires
- Faire les différents bilans à envoyer aux financeurs en fin de session
Missions dans le domaine des Examens :
- Créer les sessions de validation sur logiciel dédié
- Commander et réceptionner les sujets d'examen
- Inscrire les stagiaires aux sessions
- Créer et éditer tous les documents nécessaires et les transmettre à la responsable de la session
- Saisir les résultats puis envoyer les PV aux DREETS correspondantes
Missions dans le domaine RH
- S'assurer de la bonne complétude des documents RH et comptabilité
- Faire le relais entre le service RH et les formateurs pour les documents administratifs, conjointement avec la responsable

Rémunération selon barème de l'apprentissage

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Archiver des dossiers et documents de référence, Assurer la gestion administrative d'une activité, Définir des besoins en approvisionnement, Organiser des déplacements professionnels, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Organiser le traitement des commandes, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.