Office Manager Junior H/F - CIEM

Rejoignez une équipe dynamique en tant qu'Office Manager

Agence de communication pluri-média recrute un(e) Office Manager Junior pour assurer le bon fonctionnement administratif et opérationnel de l'ensemble de ses activités (presse, communication globale et digital). Véritable pivot de l'organisation, vous jouerez un rôle essentiel au sein de notre équipe en collaborant étroitement avec tous les services.

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et aimez autant jouer avec les chiffres que créer du lien humain ? Vous avez le sens du service et une grande capacité d'adaptation ?

Alors rejoignez notre structure à taille humaine, dynamique et innovante, qui favorise la solidarité et la bienveillance pour que chacun puisse s'épanouir et prendre plaisir au quotidien.

Vos missions :

Reporting régulier à la direction sur l'ensemble de vos activités

Appui à la gouvernance
- Préparation logistique et administrative des Conseils d'administration et Assemblées générales pour deux entités
- Rédaction des convocations et procès-verbaux
- Accueil des administrateurs

Gestion administrative
- Saisie des factures clients
- Accueil physique et téléphonique, réception des clients
- Gestion des services généraux (courrier, commandes de matériel, de fournitures, de consommables, etc.)
- Organisation d'événements sur Paris ou en régions
- Collaboration transversale avec les autres services

Gestion commerciale
- Suivi de certains dossiers commerciaux (prise de commande, suivi de fabrication auprès des différents prestataires)
- Gestion de la clientèle en direct, saisie des devis, coordination des fabrications et livraisons
- Gestion des abonnements de nos titres de presse (sur un logiciel dédié)


Votre profil
- Polyvalent(e), vous savez jongler entre différentes missions sans jamais perdre le fil
- Organisé(e), fiable, vous gérez les priorités en toutes circonstances
- Discret(ète) et à l'écoute, vous comprenez rapidement les enjeux et besoins de vos interlocuteurs
- À l'aise avec les outils bureautiques : Word, Excel, messagerie, Internet, logiciel de gestion
- Vous savez respecter le haut niveau de confidentialité que requiert cette mission.
- Votre sens du détail, votre anticipation et votre adaptabilité seront essentiels.

Pourquoi nous rejoindre ?
- Pour les valeurs de notre secteur d'activité : l'économie sociale et solidaire
- Pour la richesse et la diversité des missions (variées et stimulantes)
- Pour intégrer une équipe bienveillante et engagée
- Pour évoluer dans une structure à taille humaine où votre contribution est valorisée
- Pour un poste clé, à la croisée de l'organisation, du relationnel et du pilotage administratif

Salaire annuel brut : selon expérience
Temps de travail : 35h, 100 % en présentiel
Lieu : Paris XVe
Avantages sociaux : tickets restaurant, mutuelle et prévoyance
Poste à pourvoir rapidement
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Prêt(e) à relever le défi ?
Envoyez-nous votre CV et quelques lignes sur ce qui vous motive à rejoindre notre aventure !
Nous avons hâte de vous rencontrer.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Édition de revues et périodiques

Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.