Assistant de Direction H/F - Reverse Systems

En collaboration étroite avec la dirigeante et la DAF, vous serez en charge de nombreuses missions telles que :

Assistance de Direction (25%)
- Gérer l'organisation de l'agenda, les déplacements, les rendez-vous et leur suivi.
- Rédiger et mettre en forme divers courriers et documents officiels.
- Assurer la préparation et l'organisation des comités de direction : convocations, envoi des comptes-rendus et suivi des décisions.
- Organiser les événements internes majeurs de l'entreprise (septembre et mars en général).

Assistance commerciale et ADV (45%)
- Planifier et organiser les rendez-vous client.
- Préparer et structurer les dossiers clients pour faciliter les négociations et les propositions.
- Gérer l'administration des ventes : émission des factures, préparation et suivi des contrats commerciaux.
- Prendre en charge les réservations de déplacements pour les collaborateurs.

Assistance comptable, RH et administrative (30%)
- Gestion de la comptabilité et des finances
- Réaliser la pré-comptabilité : vérification des comptes bancaires et transmission des justificatifs au cabinet externe.
- Gérer et centraliser les notes de frais, traiter les remboursements des collaborateurs.
- Préparer les virements et transmettre les EVP (éléments variables de paie) au prestataire externe.
- Vérifier les bulletins de salaire, en lien avec les partenaires de gestion de paie.
- Suivi collaborateurs :
- Accompagner la gestion administrative des ressources humaines : formalités liées aux entrées et sorties des collaborateurs, rédaction et suivi des contrats.
- Gérer le plan de formation avec l'OPCO : demande de prise en charge, validation des financements.
- Organiser et suivre les visites médicales obligatoires via le SSTRN.
- Garantir la tenue à jour du registre du personnel et veiller aux obligations administratives (affichages obligatoires, DUE, etc.)
- Suivi des fournisseurs
- Suivre les règlements fournisseurs via le logiciel financier Agicap.
- Gérer les achats nécessaires à l'activité, ainsi que les contrats liés aux mutuelles et à la prévoyance.

Vous serez également amené(e) à gérer diverses tâches administratives variées, propres à une structure dynamique, et à participer à l'optimisation des processus internes de l'entreprise.

Conditions du poste :
- Type de contrat : CDD ou CDI (selon profil)
- Temps de travail : Temps partiel 4/5ème ou temps plein
- Lieu : Nantes, avec possibilité de télétravail ponctuel.
- Prise de poste : 1er septembre 2025.
- Salaire : A négocier selon profil

Qualités requises :
- Polyvalence, agilité et autonomie : Vous serez amené(e) à gérer une large palette de tâches et serez capable de faire preuve d'autonomie et être force de propositions.
- Organisation et rigueur : Le respect des deadlines et des processus administratifs est essentiel. Vous devez être méthodique et organisé(e).
- Réactivité et proactivité : Vous êtes capable de gérer les priorités avec efficacité tout en anticipant les besoins de l'équipe.
- Excellentes compétences relationnelles : Vous travaillerez en étroite collaboration avec la dirigeante, la DAF et de nombreux prestataires externes. La communication fluide et professionnelle est donc primordiale.
- Discrétion et confidentialité : Vous manipulez des données sensibles, notamment financières et RH, et devez garantir une confidentialité absolue.

Profil recherché :
- Vous êtes titulaire d'un diplôme de gestion ou commerce management
- Expérience préalable dans un poste similaire (5 ans minmum), de préférence dans un environnement TPE-PME.
- Compétences solides en comptabilité de base et gestion administrative. Connaissance des processus RH (gestion de la paie, des contrats, etc.) et des obligations légales associées.
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word), et aisance avec les logiciels de gestion comptable et ERP.
- Anglais - B2 minimum

Reeverse Systems, basée à Nantes, est une entreprise française DeepTech qui développe une solution technologique de pointe pour des industries performantes, souveraines et durables grâce à une gestion intelligente des matériaux. Avec pour mission de réduire les pertes financières et l'impact environnemental, Reeverse Systems s'attache à repenser les modèles de chaîne d'approvisionnement.

Son système de gestion des matériaux (MMS) 4.0 est la première technologie européenne de suivi en temps réel et de réutilisation des matériaux stratégiques, permettant aux industriels de réaliser des économies de matières, de décarboner leurs activités et de concevoir des produits écoresponsables à partir de matériaux de seconde vie. Lauréate du Grand Prix National de l'Innovation France 2030, Reeverse Systems s'engage pleinement dans l'atteinte des objectifs internationaux de neutralité carbone d'ici 2050.