Secrétaire Auprès de l'Udap de la Haute-Loire H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Placé sous l'autorité directe du chef de service, l'agent assurera les missions suivantes :

1- L'accueil des usagers et le secrétariat :

Ces fonctions sont mutualisées et réparties entre les 2 secrétaires pour assurer en continu l'accueil et l'information du public, au téléphone et par courriel :
- Assurer l'accueil téléphonique ;
- Traiter le courrier : tri, départ, arrivée, expédition ;
- Assurer l'accueil du public, prendre les rendez-vous et accompagner les demandeurs sur des solutions

2- La participation à l'instruction des dossiers d'urbanisme :
- Envoyer aux demandeurs les courriers recommandés et assure l'enregistrement et la répartition des dossiers en fonction des secteurs aux différents agents;
- Enregistrer et localiser les dossiers d'autorisation de droit des sols non dématérialisés et assurer l'interface avec les services instructeurs;
- Assurer le suivi des courriers de réclamation et des procédures contentieuses;
- Assurer le suivi des dossiers d'urbanisme (téléchargement, impression, classement, veille des délais etc.)
- Assurer la pré-instruction des dossiers d'urbanisme (dans les zones sans enjeux) ;
- Assurer le suivi administratif de la procédure d'élaboration des documents de protections du patrimoine (gestion des tableaux de suivi, recueil des pièces administratives, veille sur le suivi de la procédure, suivi des dossiers de subvention).

3- Le suivi administratif des dossiers d'entretien des Monuments Historiques
- Assurer le suivi administratif de la totalité de la chaîne du contrôle scientifique et technique des MH. Ce suivi s'élabore sous l'autorité des ABF. Les interlocuteurs sont les propriétaires de MH (privés et collectivités), la CRMH, le SRA, les architectes, les entreprises.
- Mettre à jour les tableaux de pré-programmation et de programmation, assurer le suivi des dossiers dans Démarches simplifiées, transmission des dossiers à la CRMH. Organisation des conformités de travaux.
- Rédiger les fiches sanitaires des Monuments Historiques en lien avec les techniciens.

4- La gestion des archives :
- Assurer l'archivage de dossiers (papier/numérique)
- Assurer le suivi administratif du versement des archives auprès des archives départementales.

Compétences principales mises en oeuvre : (cotés sur 4 niveaux initié - pratique - maîtrise - expert)
Compétences techniques :
- Maîtrise des applications métiers (Gestauran, Agregee, Patronum notamment) et des outils bureautiques (Word, Excel, agenda et messagerie (outlook)
- Connaissance des pratiques de rédaction administrative
- Connaissances des techniques de communication écrite et orale
- Capacité de lecture des représentations dans l'espace (plans de situations, de masse...)
Afficher la suite
- Connaissance de l'environnement professionnel d'une UDAP (missions et activités, réglementation liée

aux espaces protégés, interlocuteurs...).

Savoir-faire :
- Accueillir, réceptionner et transmettre les sollicitations ou informations, vérifier, donner suite et rendre compte
- Enregistrer, classer des documents (format papier / numérique), archiver
- Qualités rédactionnelles
- Hiérarchiser les priorités au sein des missions pour maîtriser les délais
- Comprendre et savoir appliquer une réglementation
- Savoir communiquer et s'adapter aux différents interlocuteurs, internes ou externes

Savoir-être :
- Goût pour le travail en équipe
- Sens des relations humaines
- Être rigoureux et organisée
- Faire preuve de discrétion
- Être autonome
- Capacité d'adaptation