Secrétariat Particulier du Ditp H/F - Ministère de la Transformation et de la Fonction publiques
- Paris - 75
- Fonctionnaire
- Ministère de la Transformation et de la Fonction publiques
Les missions du poste
Sous l'autorité de la Directrice, le titulaire du poste assure le secrétariat particulier du Délégué interministériel à la transformation publique :
La gestion de son agenda.
- Tenir à jour l'agenda, prendre ses rendez-vous et prioriser avec la cheffe de cabinet (ex : cabinets ministériels, secrétaires généraux, ministres),
- Préparer et imprimer les dossiers afférents,
- Mettre à jour son répertoire,
- Veiller sur sa messagerie et l'informer en cas de situation nécessitant son attention
La logistique à l'organisation d'événements.
- Réserver des prestations de repas,
- Appuyer l'organisation d'événements internes ou externes mobilisant le Délégué
- Suivre les frais de représentation afférents.
La coordination des déplacements professionnels du Délégué :
- Planifier l'activité du conducteur du Délégué, notamment lors de déplacements hors de Paris,
- Établir des ordres de mission, des états de frais, des commandes de billets et réservations d'hôtels.
L'administration du secrétariat de Direction :
- Gérer la messagerie électronique du secrétariat,
- Accueillir les visiteurs,
- Réceptionner les appels téléphoniques,
- Réserver et préparer les salles et réceptions
- Assurer le suivi du courrier entrant et sortant,
- Suivre les visas et signatures,
- Classer et archiver des fichiers,
- Mettre à jour des fichiers.
L'assistant de direction assure également la gestion des déplacements des agents du service Pilotage des transformations, rattaché au Délégué (gestion des ordres de mission et de réservations de billets).
Le profil recherché
Ce poste exige rigueur, discrétion, autonomie, adaptabilité et une forte capacité à gérer les délais, les urgences et les priorités.
Une expérience de secrétariat dans un environnement administratif exigeant (interministériel, cabinet ministériel...) est indispensable pour le poste.
Une appétence pour le travail en équipe et les environnements dynamiques, ainsi qu'une bonne maîtrise des outils de bureautique sont nécessaires.