Secrétaire de Direction - Mairie Perigny H/F - Fonction publique Territoriale

Rattaché(e) directement au Directeur Général des Services, et en lien quotidien avec la Maire, l'agent assure les missions principales suivantes :
- Organisation des séances du conseil municipal, des commissions et bureaux municipaux
- Gestion du secrétariat de la Maire et du Directeur Général des Services,
- Gestion des agendas
- Gestion des sinistres

Organisation des séances du conseil municipal, des bureaux et commissions :
- Garantir le respect des délais et du formalisme de convocation, de préparation et de suivi des réunions du conseil municipal suivant le rétroplanning établi,
- En lien avec le Directeur Général des Services, préparer l'ordre du jour des bureaux et commissions municipales
- Préparer les dossiers des élus et de la Direction Générale,
- Assurer les fonctions de référent auprès des services en les accompagnant dans la rédaction du projet de délibération du point à inscrire,
- Centraliser, prendre connaissance, vérifier, corriger et harmoniser les projets de délibération,
- Rédiger les projets de délibération portant sur l'administration générale de la collectivité,
- Rédiger les procès-verbaux des séances du conseil municipal,
- Assurer la télétransmission des actes au contrôle de légalité,
- Tenir le registre des délibérations
Gestion des sinistres :
- Déclaration et gestion des sinistres,
- Procédure de recours contre les tiers et les assureurs en cas de dommages causés aux biens de la collectivité,
- Correspondances avec les compagnies, les courtiers, les cabinets d'expertise, etc.
- Mise en place et suivi des dossiers de demande de reconnaissance de catastrophe naturelle en lien avec le Directeur Général des Services
Gestion du secrétariat du Maire et du Directeur Général des Services :
- Gérer les agendas du Maire et du Directeur Général des Services,
- Préparer et organiser les rendez-vous,
- Mettre en forme tous types de courriers,
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques selon la nouvelle procédure mise en place,
- Répondre aux appels téléphoniques, recevoir, filtrer et transmettre des messages ; orienter les demandes,
- Gérer les circuits de courriers selon la nouvelle procédure mise en place (numérisation, enregistrement et transmission dans les services),
- Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité.
Spécificités de la fonction :
- Travail en binôme avec l'assistante de direction des services techniques
- Disponibilités en soirée pour des réunions ponctuelles (Conseil Municipal)

- SAVOIRS :
* Connaissance du fonctionnement des Collectivités Territoriales ;
* Connaissance du cadre juridique d'élaboration des actes des collectivités territoriales,
* Maîtrise des outils bureautiques,
* Maîtrise de l'orthographe, aisance rédactionnelle et esprit de synthèse

- SAVOIR FAIRE :
* Grande rigueur, sens de l'organisation, méthode et autonomie,
* Gestion des priorités et des aléas,
* Sens du service public, confidentialité et discrétion, qualité d'écoute, amabilité et dynamisme

- SAVOIR ETRE :
- Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;