Assistant - Conseil Regional Provence-Alpes-Cote d'Azur H/F - Fonction publique Territoriale

Assistant (H/F)

Missions :
Sous la responsabilité du Chef du service transport et utilisateurs et parc automobiles, sa mission en binôme consiste à établir le planning hebdomadaire des agents chargés de la conduite et les astreintes pour chaque trimestre
Activités :
- Prendre en compte les demandes de réservation de chauffeur via le logiciel Isilog : Intervenant Chauffeur
- Assurer le suivi des heures supplémentaires, congés, RTT/absences pour formation et autres des chauffeurs.
- Collecter hebdomadairement les déclarations d'heures supplémentaires des chauffeurs et astreintes assurer la transmission à la DRH.
- Etablir les synthèses mensuelles des astreintes et heures supplémentaires et aussi annuelles ainsi que le suivi du nombre de missions réalisées par chauffeur et les rapports statistiques.
- Mettre à jour quotidiennement toutes les informations liées au planning.
- Prendre en charge toutes les réservations et demande de devis de transport en commun(bus) et de véhicule utilitaire pour la collectivité.
- Préparation des bons préalables à la commande.
- Assister et saisir et enregistrer les demandes de frais de missions sur le logiciel Notilus de certains chauffeurs.
- Classement des documents.
- Gestion des appels téléphoniques relatif aux demandes chauffeurs.
- Transmettre toutes les informations par mail, la planification et la gestion administrative du service (réponse aux secrétariats des élus,
- Etablir un bilan mensuel (tableaux récapitulant : le nombre de missions par chauffeurs et pour chaque année).
- Suivi des contraventions des chauffeurs.
- Lors des grandes manifestations protocolaire l'agent pourra venir en renfort au pool de chauffeurs pour nécessité de service.
L'agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service.
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L'agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.

Savoirs théoriques complémentaires :
Savoir planifier et respecter les délais contraints.
Organiser son activité et hiérarchiser ses priorités.
Connaissance des devoirs et des droits des fonctionnaire.
Savoir travailler en équipe et en binôme.
Connaitre le logiciel E. mission. Techniques d'assistance administrative et financière souhaitées.
Savoir faire :
Synthétiser Savoir diffuser une bonne information
Assurer la rapidité de l'exécution
Comprendre les enjeux et les évolutions d'une organisation
Détecter les anomalies et alerter sur les situations à risques
Maitriser les principes de fonctionnement et de gestion d'une collectivité territoriale, notamment de l'interface politique/administration
Organiser son travail et ses dossiers
Organiser les modalités d'information, d'accueil et de suivi des chauffeurs
Savoir s'adapter et anticiper l'organisation de grand évènement en collaboration avec parfois la direction du protocole
Savoir être :
Esprit d'initiative, Anticipation
Conscience professionnelle, faire preuve de méthode, d'organisation
Rigueur et implication
Disponibilité
Polyvalence
Diplomatie

FORMATIONS ET DIPLÔMES
Niveau BAC, Bac souhaité