Assistant de Direction - Mairie de Wattignies H/F - Fonction publique Territoriale

Apporter à Monsieur le Maire et au DGS une aide solide et permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi de dossiers

1. Organisation de la vie professionnelle du DGS et du Maire
- Assurer une gestion efficace et proactive de l'agenda du DGS et de Monsieur le Maire et de leurs activités professionnelles
- Organisation de leur agendas respectifs et prise de rendez-vous en fonction des priorités
- Les alerter et leur rappeler les informations importantes dans leur quotidien
- Planifier et organiser logistiquement leurs déplacements
- Etablir une relation de confiance avec le DGS et le Maire

2. Secretariat / Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Saisie et mise en forme des courriers et documents de formes et contenus à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, etc)
- Organisation du classement et archivages des dossiers
- Classement des arrêtés de tous les services
- Etablissement des recueils des délibérations
- Suivi des signatures des parafeurs des services
- Prise de rendez-vous pour les élus et transmission des messages les concernant
- Rédaction et passation de bons de commandes du service

3. Accueil téléphonique et physique du service
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur comprétent
- Filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les mailings
- Adapter le discours en fonction de l'interlocuteur

4. Suivi des dossiers et projets transversaux et organisation des certaines rencontres
- Organiser et planifier les réunions : élaboration des ordres du jour
- Prise de notes et rédactions des comptes-rendus des réunions CODIR et COTECH
- Chargée du protocole des fêtes et cérémonies, des fêtes patriotiques et des vernissages (commandes des denrées- du personnel de service)

- Connaissance de la collectivité et des procédures
- Connaissance de l'environnement institutionnel
- Qualités relationnelles, diplomatie
- Sens de la confidentialité, de la neutralité et de la discrétion professionnelle
- Méthode, rigueur et sens de l'organisation
- Polyvalence, savoir travailler en équipe (nombre des tâches listées ci-dessus correspondent à un travail en binôme)
- Savoir prendre des initiatives
- Avoir une bonne capacité rédactionnelle
- Sens des responsabilités et du service public
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Outlook