Assistant Formation et Gpec - Perpignan Méditerranée Métropole H/F - Fonction publique Territoriale

Sous la responsabilité du chef de service, le titulaire du poste participe à la démarche de gestion des postes, assure la gestion administrative et logistique des actions de formation, la gestion administrative et comptable des départs en mission et suit des actions plus spécifiques telles que le télétravail.

Participation à la démarche de gestion des postes
Participer à la mise à jour et à l'actualisation des référentiels et logiciels métiers de PMM
Participer à l'actualisation des fiches de poste
Gérer l'affectation des postes et des agents au sein du logiciel métier

Gestion des projets de formation
Assurer l'organisation administrative et logistique des actions : rechercher les organismes de formation, réserver les salles, communiquer les informations aux agents et à leur hiérarchie, procéder à l'inscription de agents, saisir les absences sur le logiciel de gestion automatisée du temps de travail, assurer le suivi des attestations de formation, actualiser les tableaux de suivi, établir les autorisations de conduite des agents de l'Etablissement
Apporter un appui aux membres de l'équipe concernant les dispositifs de formation dont ils ont la charge, en cas de besoin
Assurer la mise à jour des données sur la plateforme du CNFPT
Assurer un conseil aux agents sur les dispositifs et actions de formation
Assurer l'accompagnement technique des agents, notamment concernant les formations à distance
Assurer la gestion et le suivi du dispositif d'évaluation des formations programmées

Participation à la préparation et à la gestion de la campagne des entretiens professionnels
Participer à la mise en ½uvre de la campagne des entretiens professionnels
Etre référent technique des évaluateurs concernant l'utilisation de la plateforme numérique
Assurer le suivi des entretiens professionnels pour les directions d'affectation

Gestion administrative et comptable des départs en mission des agents et des élus
Réceptionner les ordres de mission (départs formation, participations réunions, séminaires, colloques...), évaluer les frais occasionnés et transmettre à la validation
Contrôler les états de frais accompagnés des justificatifs de paiement et les mettre à la signature pour validation
Réaliser et suivre les engagements et les paiements
Transmettre le document validé à l'agent et saisir les jours d'absence dans le logiciel de gestion automatisée du temps de travail

Suivi des demandes de télétravail
Vérifier la conformité de la demande, préparer les dossiers pour décision, les arrêtés et les courriers, établir le lien avec la direction du numérique et assurer le suivi des tableaux de bord

Gestion des projets transversaux et renfort aux missions de l'équipe en cas de besoin

Classement et archivage
Garantir un classement et un archivage performants dans le respect de la réglementation en vigueur

Savoirs
Statut de la Fonction Publique Territoriale
Aspects réglementaires du droit à la formation
Notions d'organisation et gestion du temps Connaissance des circuits et procédures administratives
Techniques de communication
Techniques et outils de planification
Techniques de classement et d'archivage
Code des marchés publics
Notions de comptabilité publique

Savoir faire
Organiser et planifier son activité
Analyser - synthétiser - rendre compte
Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels RH
Détenir des compétences rédactionnelles
Posséder le sens du travail en équipe
Appliquer les procédures et archiver

Savoir être
Rigoureux -Organisé - Réactif - Polyvalent - Autonome
Aisance dans la communication
Capacité d'écoute
Sens de la discrétion et de confidentialité
Sens du service public