Assistant·e de la Secrétaire Générale d'Académie - Sg - Rectorat - Rennes 35 H/F - Ministère de l'Education nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche

POSTE SUSCEPTIBLE D'ÊTRE VACANT

L'assistant-e de la secrétaire générale de l'académie assure entre autres la gestion complexe des agendas, l'organisation de rendez-vous sur site ou par visioconférence; l'organisation des déplacements professionnels, la rédaction et la mise en forme de courriers, courriels, notes, procès-verbaux, compte-rendu ; etc.

Par ailleurs, en charge de la coordination de l'équipe d'assistantes du secrétariat général, il/elle encadre et pilote l'équipe et s'assure de la parfaite collaboration au sein du pôle et avec les membres du cabinet de madame la rectrice.

ACTIVITÉS :
- Encadrer et piloter l'ensemble du secrétariat général comprenant l'assistante dédiée à la direction des ressources humaines et l'assistante dédiée au pôle organisation scolaire et au pôle enseignement supérieur, infra structures et modernisation, dans le respect strict des règles de confidentialité et de loyauté,
- Tutorer les assistants -es entrant dans le métier au sein du secrétariat général,
- Gérer les agendas, organisation des rendez-vous ; organisation des déplacements professionnels ; rédaction et mise en forme de courriers, courriels, notes, procès-verbaux, compte-rendu ; accueil physique et téléphonique des interlocuteurs ; information, orientation des usagers,
- Préparer et organiser les instances académiques, audiences et réunions diverses, en lien avec la responsable du dialogue sociale : veille sur la sollicitation et la mise à disposition des contributions des services, sur la disponibilité des dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous,
- Exécuter les tâches administratives courantes pour les services rattachés au secrétariat général : saisie, gestion de procédures, rédaction, classement, archivage,
- Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques),
- Gérer la correspondance électronique sur les boites mails fonctionnelles du secrétariat général, transmission, réponses, classement, archivages, rappels, etc. dans le respect des règles de confidentialité,
- Contrôler les réponses attendues (enquêtes, sollicitations, etc.) et gérer des échéances et délais impartis ; en application des règles et procédures administratives.

Connaissances :
- Connaitre le système éducatif, les institutions publiques, les acteurs de la vie politique,
- Connaitre le fonctionnement de l'administration et de ses usages,
- Connaitre les outils bureautiques relatifs aux missions de secrétariat.

Savoir-faire, aptitudes :
- Encadrer / Animer une équipe,
- Savoir s'organiser et s'adapter, hiérarchiser les priorités,
- Gérer des situations d'urgence,
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- Savoir travailler en équipe,
- Être autonome et être capable de prendre des initiatives,
- Savoir analyser les situations et rendre compte,
- Maîtriser l'accueil physique et téléphonique les usagers du service et les orienter vers le bon interlocuteur,
- Disposer de qualités rédactionnelles et d'expression orale.

Savoir être, attitudes :
- Respecter les obligations de loyauté et de confidentialité,
- Concilier rigueur, calme, réactivité, discrétion.