Agent·e d'Accueil et de Gestion Administrative - Mairie de Coueron H/F - Fonction publique Territoriale

Rattaché.e au responsable adjoint du service accueil et citoyenneté, vous accueillez et renseignez sur place et par téléphone les usagers dans le cadre de leurs démarches administratives.

Vous en assurez le traitement et veillez, dans ce cadre, à la qualité de l'image de la ville tout en facilitant la transmission et la transversalité de l'information.

En polyvalence avec les autres agents du service accueil et citoyenneté, vous êtes également amené.e à assurer le traitement de certaines formalités administratives et d'état-civil.

Les principales activités sont les suivantes :
Activités générales d'accueil et de gestion administrative :

* Accueillir et renseigner les usagers sur place ou par téléphone
* Analyser et traiter les différentes demandes pour orienter les demandeurs vers les interlocuteurs pertinents, délivrer les documents et informations nécessaires
* Gérer l'actualisation, la diffusion et l'affichage des informations
* Élaborer et mettre en forme des documents administratifs divers
* Piloter la planification des rendez-vous des formalités
* Participer à la conception et à la diffusion des procédures au sein du service
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers
* Assurer la distribution des horaires de bus/tram/train...
* Veiller aux besoins en fournitures administratives du service

Formalités administratives :

Polyvalence/Suppléance/Soutien dans le traitement des demandes spécifiques liées au secteur d'activité
* Procéder à l'établissement et la délivrance des attestations de quotient familial
* Recevoir les inscriptions sur les listes électorales, procéder au recensement citoyen, réaliser les légalisations de signature, copies certifiées conformes pour l'étranger, attestations d'accueil et tous documents afférents au service
* Réceptionner les demandes de cartes nationales d'identité et de passeports biométriques, suivi des dossiers et destruction des titres périmés
* Rédiger les actes et délivrer les copies, extraits, autorisations ou décisions en matière d'état civil (reconnaissances, mariages, pacs, décès...)
* Accueillir et conseiller les familles endeuillées, recevoir et contrôler les mouvements des concessions (acquisition, renouvellement...) et les opérations funéraires (inhumations, travaux...)
* Assister les élus lors des célébrations de mariage/parrainage
* Soutien à l'organisation matérielle des scrutins électoraux

Professionnel.le de la gestion administrative, vous justifiez idéalement d'une expérience similaire dans le domaine de l'accueil et de la citoyenneté, avec une bonne maîtrise de l'environnement territorial, des règles matière d'état-civil et de législation funéraire ainsi que des procédures associées (identification de la demande, écoute, discernement...).

Au-delà de ces connaissances techniques, vous vous distinguez par les qualités suivantes :
* Rigueur, réactivité et sens de l'organisation : vous savez hiérarchiser les priorités, travailler de manière autonome tout en respectant les consignes et la confidentialité des données.
* Polyvalence et adaptabilité : vous êtes à l'aise avec des sujets et des interlocuteurs variés
* Excellentes compétences rédactionnelles : vous maîtrisez la prise de notes, la rédaction administrative et la mise en forme de documents.
* Aisance relationnelle et esprit d'équipe : vous appréciez le travail collaboratif, savez partager l'information et assurer un accueil de qualité.
* Maîtrise des outils numériques : vous utilisez avec aisance les logiciels bureautiques et collaboratifs

Votre sens du service public, votre implication et votre capacité à être force de proposition seront des atouts essentiels pour contribuer à l'amélioration continue de la qualité du service rendu.

Vous travaillerez sur un cycle de travail de 38h30 par semaine et le samedi matin par roulement. Le nombre de repos annuel (congés + RTT) est fixé à 45 jours (+ 2 jours de fractionnement).

Avantages : tickets restaurant - adhésion gratuite au CNAS (organisme national de prestations sociales), participation à la prévoyance