Assistant·e Administrative du Département Inspection Contrôle Audit H/F - Ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités

Le poste recouvre principalement les trois blocs de missions suivantes :

1- assurer le secrétariat du Département, en lien avec le second agent affecté à ces missions. Principalement :
Gestion des boites mails;
Suivi des courriers et parapheurs, et articulation avec le site de Clermont-Ferrand;
Veille juridique et revue de presse;
Appui à l'organisation des déplacements : réservations, gestion de chorus DT pour les agents du DICA;
Gestion des fournitures;
Suivi des plannings de l'équipe,
Suivi des calendriers et agenda,
Tenue à jour de l'organigramme,
...

2- Appui à l'organisation du DICA. Notamment :
Élaboration et maintien à jour des documents type, structuration du réseau informatique, établissement de procédures en lien avec le collectif de travail...
Appui aux réunions de département et d'unités : organisation, compte rendu...
Organiser et piloter l'archivage des documents du DICA en lien avec l'ensemble des agents.

3- Contribution à l'activité de contrôle du DICA. Notamment :
Enregistrement des signalements
Participation à des missions de contrôle (aide à la préparation, étude de documents...)

La fiche de poste est susceptible d'évolution en fonction des besoins et priorités et Département.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)
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Connaissances :
- Connaître le fonctionnement de l'administration - M

Savoir-être :
- Qualités relationnelles, sens de l'accueil et de la diplomatie - M
- Sens de l'organisation - E
- Rigueur dans la conduite des missions - M
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité - M
- Faire preuve de curiosité professionnelle - A
- Être autonome et savoir rendre compte - M
- Avoir l'esprit d'équipe - E
- Capacités d'adaptation - M

Savoir-faire :
- Qualités rédactionnelles - M
- Utilisation des logiciels informatiques - M
- Savoir communiquer - M
- Savoir hiérarchiser et classer des documents - M
- Savoir formaliser des procédures - M.