Agent·e Polyvalent·e Chargé·e de la Relation à l'Usager H/F - Fonction publique de l'État

GROUPE RIFSEEP : 1
Vos activités principales

Sous l'autorité du/de la chef-fe du bureau de la relation à l'usager, ce poste d'agent-e polyvalent-e permet de varier son activité entre l'accueil des usagers sous toutes ses formes et la gestion du courrier :
L'agent-e polyvalent-e chargée de la relation à l'usager sera affecté principalement sur le site de l'Hôtel Dieu. Son activité sera organisée selon un planning défini à l'avance et communiqué aux directions concernées. Les postes doivent être occupés selon l'ordre de priorité suivant : accueil, courrier, standard.

Sur le site de l'hôtel Dieu :


- Accueil

- Orientation des usagers vers le service compétent et vers les rubriques du site internet des services de l'État dans le département
- Renseignement de premier niveau

- Garantie du bon fonctionnement des moyens mis à disposition des usagers
- Veille attentive à la sécurité des biens et des personnes et alerte au besoin

Gestionnaire courrier :

- Réception, classement et transmission des courriers (dont les actes des collectivités territoriales),
- Affranchissement du courrier au départ et à l'expédition,
- Enregistrement des recommandés reçus avec le service de destination,
- Accueil des services, des collectivités territoriales et des services extérieurs pour la remise de courriers et des actes,

Sur le site de la cité administrative :

Personnel d'accueil :

- Accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs
- Écoute et réponse de premier niveau
- Affichage d'informations
- Orientation adéquate en fonction de la demande
- Appel des services et mise en attente de l'usager pour son accueil en back office (assuré par un agent du service concerné)
- Impression et classement journalier des mails d'informations des différentes réunions,
- Savoir se réperer dans le Bâtiment

Gestionnaire du courrier :
- Relation avec La Poste - réception le matin des chariots de courrier «arrivée» etremise l'après-midi des courriers «départ»
- Tri de 1er niveau du courrier selon les consignes propres à chacune des directions occupantes
- Affranchissement de courrier «départ»
- Enregistrement des recommandés reçus avec le service de destination.

- Connaître les techniques d'accueil,
- Maîtriser les outils informatiques et bureautiques,
- Savoir s'exprimer oralement,
- Savoir recueillir et traiter l'information,
- Savoir gérer des relations conflictuelles,
- Savoir travailler en équipe.