Assistant de la Direction Générale des Services Techniques H/F - Communaute D'agglomeration du Pays de Ge

Située entre la Haute-Chaîne du Jura, le lac Léman et Genève, la communauté d'agglomération regroupe 27 communes et 100 000 habitants. Avec près de 80 métiers et plus de 180 collaborateurs permanents, c'est une structure en plein développement qui intervient dans : la protection de l'environnement et des milieux naturels, la gestion et la valorisation des déchets, le développement économique, l'aménagement de l'espace, les transports, la santé, le social, l'enfance et la culture.Au sein du service technique rattaché à la Direction générale des services techniques, vous assurez l'assistance du DGST en charge des services techniques en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

MISSIONS PRINCIPALES
Assister le DGST et son adjoint dans l'organisation des agendas, la préparation des réunions,
Participer à des réunions internes et en rédiger les comptes-rendus,
Gérer les flux de correspondance écrite et numérique destinés aux services de la DGST,
Assurer l'accueil physique et téléphonique pour le DGST,
Produire, mettre en forme des notes et courriers,
Classer, archiver les dossiers de la DGST,
Superviser l'élaboration des projets de délibération et préparer les dossiers des instances politiques pour l'ensemble de la DGAST

MISSIONS ANNEXES
Suppléer l'agent de l'accueil pendant les périodes de congés

PROFIL
Formation de niveau Bac à Bac +3 souhaitée dans le domaine de l'administratif ou du secrétariat
Excellente organisation et gestion du temps de travail
Aisance en expression orale
Capacités rédactionnelles et de synthèse
Très bonne présentation
Gestion des agendas et planification des réunions
Maîtrise des outils bureautiques, de communication et de suivi de projet
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Responsabilité de la gestion des flux de courriers entrants et sortants
Prises de notes et rédaction de comptes-rendus

RENSEIGNEMENTS PRATIQUES
- Postes à temps complet basé à GEX
- Candidatures ouvertes aux titulaires ou aux contractuels (catégorie B ou C)
- Poste ouvert sur les cadres d'emplois des rédacteurs ou des adjoint administratifs territoriaux
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire
- Avantages : supplément familial de traitement - chèques déjeuner - participation mutuelle santé - prise en charge de la prévoyance - prise en charge de l'abonnement transports en commun pour les trajets domicile/travail - COS/CNAS

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Modalités d'accueil, Techniques de numérisation, Techniques de prise de notes, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Collecter et analyser des données, des informations, Gérer un planning, Organiser des déplacements professionnels, Réaliser une veille documentaire, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Relayer de l'information, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.