Secrétaire Administratif·ve d'Institut de Formation H/F - IPMR Nevers

1. Assurer le lien avec les organismes ou personnes extérieurs, assurer une permanence téléphonique de l'institut
2. Concevoir des outils pouvant faciliter le suivi de stage, le paiement des indemnités de stage ainsi que le remboursement des frais de transport
3. Comprendre, alimenter et assurer le suivi du logiciel pour les stages
4. Gérer les dossiers de financement pour les formations
5. Assurer la mise à jour des dossiers des étudiants, des dossiers médicaux et des dossiers scolaires, réaliser les cartes étudiants de l'institut
6. Assurer les liens avec l'université de Bourgogne Europe, et en particulier les inscriptions universitaires
7. Mettre à jour les emplois du temps des étudiants, et s'assurer de leur diffusion
8. Préparer les dossiers des étudiants en vue des commissions d'attribution des crédits : contrôle des copies, gestion des notes des étudiants, mise à jour des tableaux de notes ; ainsi qu'en vue du jury final de la DREETS pour les diplômes d'état ou certifications.
9. Réaliser le suivi des heures de formation réalisées par les formateurs extérieurs (nombre d'heures de CM et TD, contrat de travail, fiches de renseignements)
10. Organiser et aider pour les admissions, suivre les résultats puis les dossiers d'inscription
11. Promouvoir la formation continue et suivre les dossiers d'inscription

Experience : 48 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Modalités d'accueil, Normes rédactionnelles,Sténographie, Techniques de prise de notes, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer la gestion administrative d'une activité, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.