Secrétaire Assistant - Secrétaire Assistante H/F - Ddt 47 - Direction Depart. Territoires

*** merci de personnaliser la partie motivation de votre candidature ***

Pour un CDD de 4 mois (septembre à décembre en principe), le poste consiste en les tâches suivantes :

- Gère les agendas des directeurs
- Apporte un appui logistique aux directeurs
- Assure la gestion de la messagerie de la direction et des usagers
- Rédige et met en forme les courriers des directeurs et assure le suivi des signatures
- Contribue au suivi des documents signés par la direction et par le corps préfectoral via le pilotage d'un tableau dédié
- Assure le lien avec les services de la préfecture : secrétariat du préfet, du Secrétaire Général et du Cabinet, du bureau de la coordination interministérielle pour le suivi des parapheurs et des courriers réservés, du service de communication interministérielle
- Mène à bien les actions inscrites au plan de communication DDT (entres autres contribue à la refonte et animation du site intranet, à l'actualisation du site internet de l'Etat partie DDT, à l'actualisation ou réalisation de supports de communication (organigrammes, livret d'accueil...)
- Prépare et met en forme les dossiers papiers de la direction
- Appui au chargé de mission sur les dossiers transversaux et la communication interne
- Assure le secrétariat du comité de direction (CODIR) en suppléance et la mise en ligne du compte-rendu

Experience : 2 An(s) - en assistanat de direction

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Gérer un planning, Organiser des déplacements professionnels, Assurer un accueil téléphonique, Relayer de l'information, Discrétion professionnelle

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) des activités économiques

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.