Assistant et Instructeur Administratif H/F - Secretariat General Commun Departemental

DDT (direction départementale des territoires)« Vos missions en quelques mots » : au sein d'une équipe de 5 agents affectés sur des missions de gestion domaniale du lac d'Annecy, vous interviendrez en appui administratif à l'équipe sur les missions suivantes :
- Mise à jour de bases de données : Actualisation des données relatives à l'occupation domaniale (autorisations administratives, mise à jour des caractéristiques techniques : plans, photos...) : saisie base de données, édition de courriers à destination des pétitionnaires, gestion administrative, préparation des contrôles (formatage de fiches contrôles...)
- Appui aux contrôles : Préparation administrative des contrôles terrains (et appui aux contrôles, selon le profil)
- Appui à la gestion administrative de l'activité de la cellule :
- Classement, tri et archivage de dossiers - appui au classement et renommage des dossiers informatiques - édition d'actes administratifs.

Poste positionné sous l'autorité du chef de la cellule lac d'Annecy

Relations internes et externes : la cellule lac d'Annecy, la cheffe de la Mission lacs, les autres services de la DDT et en particulier le secrétariat de direction,

« Profil Recherché »
Compétences techniques :
Connaître la charte bureautique et le guide d'harmonisation des documents administratifs, les outils bureautiques, les méthodes de classement, les ressources
Savoir manipuler les postes téléphoniques et répondeurs
Savoir mettre en forme un document avec l'outil approprié
Savoir organiser le classement papier ou informatique
Savoir utiliser le calendrier électronique
La connaissance des outils SIG constituera un plus.

Compétences transversales :
Sens du travail en équipe
Rigueur
Capacités organisationnelles, autonomie
Capacité à rédiger tous types de documents et notamment administratifs

Compétences relationnelles :
Apporter aux usagers un premier niveau de réponse avec pertinence et courtoisie
Identifier l'agent responsable en fonction de l'appel, du message ou du document reçu
Choisir le mode de communication interne approprié (écrit, oral, direct, indirect, immédiat ou retardé)
Modes d'acquisition : Compagnonnage et formations

« Qui sommes-nous ? » : la cellule lac d'Annecy est chargée de la gestion et de la conservation du domaine public fluvial, et de la police de la navigation du lac. Elle participe à la mise en oeuvre de la stratégie lacs lancée en 2022 par le préfet de la Haute-Savoie. Elle intervient auprès des communes riveraines du lac et de ses différents usagers (et notamment acteurs économiques) et s'inscrit dans une démarche d'usage raisonné du lac et respectueux de l'environnement.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Classement, archivage, Gestion administrative du courrier, Contrôler la conformité des données, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.