Assistant de Direction - Agence d'Architecture à Vincennes H/F - Hqa - Haute Qualite Architecturale

Une agence d'architecture dynamique et en pleine croissance, située à Vincennes, recherche un(e) Assistant(e) de Direction afin de renforcer son développement.
Profil recherché :
- Formation supérieure (Bac +2 minimum)
- Expérience significative de 5 ans minimum dans un poste similaire, idéalement dans un environnement exigeant de type Direction Générale
- Bilingue anglais impératif
- Parfaite maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Aisance avec les outils informatiques
- Excellentes qualités relationnelles, rédactionnelles et organisationnelles
- Esprit d'équipe, sens de la rigueur et de la confidentialité
Missions principales :
- Gestion des appels téléphoniques
- Mise en forme de notes et présentations
- Gestion des consommables de l'agence
- Communication légale et réglementaire auprès des collaborateurs
- Accompagnement administratif des employés
- Préparation des informations nécessaires à l'établissement des fiches de paie
- Coordination et suivi des documents internes avec les chefs de projet
- Organisation des réunions et conférences téléphoniques
- Organisation des déplacements en France et à l'international (réservations, visas, etc.)
- Coordination d'événements internes (Journée Illustrée, séminaires internationaux, comités de direction)
- Gestion des tâches classiques de secrétariat
- Participation aux réunions et rédaction de comptes-rendus (en français et en anglais)
- Gestion des notes de frais
Conditions :
- Temps partiel : entre 24h et 32h par semaine (à définir selon profil)
- Poste à pourvoir immédiatement
- Candidat(e) sérieux(se), autonome et motivé(e)

Experience : 5 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Droit du travail, Législation sociale, Méthode de classement et d'archivage, Modalités d'accueil, Normes rédactionnelles, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Collecter et analyser des données, des informations, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser des déplacements professionnels, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Réaliser la gestion administrative des contrats, Réaliser la gestion administrative du personnel, Réaliser une veille documentaire, Relayer de l'information, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles, Utiliser les outils numériques

Langues : Anglais souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités d'architecture

Liste des qualités professionnelles :
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.