Assistant·e Formation - Renfort Temporaire H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif IDENTIFICATION DU POSTE
Grade : Adjoint Administratif
Quotité de travail : 100 %
Horaires et jours travaillés : 37h30 hebdomadaires, du lundi au vendredi (Participation à la permanence du secteur 9h00 17h)
Responsable(s) hiérarchique(s) :
- Hina BACHELET, Responsable du secteur formation
- Isabelle MANET-NICOLAS, Responsable du Pôle Recrutement, Formation et Mobilité Professionnelle
- Romain POIGNAND, Directeur des Ressources Humaines

DEFINITION DU POSTE
Sous l'autorité du Responsable du secteur formation et dans le cadre d'un surcroit d'activité, vous participez à la mise en uvre du plan de formation en cohérence avec les orientations de l'établissement et de la politique des ressources humaines et aux formalités de clôture du plan de formation 2025.

ACTIVITES PRINCIPALES
A ce titre, vous :

- Participez au déploiement du plan de formation 2025 et à l'élaboration du plan de formation 2026 : planification des actions, recueil et traitement des inscriptions, analyse des candidatures et composition des groupes, envoi des convocations et des supports d'évaluation, rédaction et mise en forme de courriers, documents ;

- Assurez l'organisation logistique des sessions de formation : réservation des salles, préparation de documents pédagogiques et de matériels, listes d'émargement ;

- Réalisez la saisie, dans le logiciel métier Gesform, des données administratives, comptables et financières relevant des actions de formation afin d'en assurer le suivi et la traçabilité ;

- Assurez le suivi financier des actions de formation et participer à la clôture comptable du plan de formation 2025 en lien avec l'OPCO (ANFH) ;

- Informez, conseillez et traitez les demandes des professionnels de l'établissement concernant la formation, l'application de la réglementation et les procédures en vigueur au sein de l'établissement.

Des activités complémentaires peuvent être confiées en fonction des besoins du service.

PROFIL
Vous maitrisez les outils bureautiques (Word, Excel et PowerPoint) et vous connaissez le logiciel de formation Gesform ainsi que la réglementation dans le champ de la formation continue.
Vous avez le sens de l'accueil, êtes doté.e d'un excellent relationnel et d'une capacité d'écoute. Faisant preuve de rigueur dans la gestion des dossiers et de réactivité, vous savez hiérarchiser vos tâches en fonction des priorités et faire face aux changements.
Vous démontrez un réel sens du travail en équipe et vous souhaitez vous investir au sein d'une équipe dynamique.

RELATIONS PROFESSIONNELLES FREQUENTES
Les autres secteurs de la DRH
Ensemble des Directions du CHU
Cadres et agents
Stagiaires
Partenaires extérieurs : ANFH, Ecoles, organismes de formation