Assistante Polyvalente - Gestion des Activites des Moyens et du Budget DAF H/F - Ministères éducation jeunesse sports enseignement supérieur recherche
- Paris 7e - 75
- CDI
- Ministères éducation jeunesse sports enseignement supérieur recherche
Les missions du poste
Les attributions du poste sont les suivantes :
Gestion des marchés publics :
o Suivi administratif des marchés et des contrats de maintenance du Bureau de la Cellule en lien avec le responsable fonctionnel du Bureau de la Cellule Informatique.
Gestion financière :
o Suivi du budget attribué à la Cellule. Production de tableaux de bord budgétairespour rendre compte régulièrement à la hiérarchie ;
o Suivi des commandes informatiques de la cellule : établissement de devis, demandes d'achat, constatations de service fait, facturation;
o Réalisation des opérations d'exécution budgétaire sur Chorus formulaires en liaison avec la mission centre de services partagés dépenses (MCSPD) ;
o Interfaçage avec les acteurs de la chaîne financière (les services comptables et les fournisseurs).
Secrétariat en lien avec les activités de la cellule informatique :
o Gestion du carnet d'adresses des fournisseurs et prestataires
o Gestion du carnet d'adresses des agents affectés à la DAF (mise à jour des arrivées et des départs) -Communication, à destination des agents de la DAF
o Enregistrement et classement des documents comptables et budgétaires
o Gestion de l'agenda de la celluleinformatique : Présence des techniciens sur sites (Absences, Formation, Télétravail), gestion des Arrivées/Départs des agent de la DAF, Gestion des Visio conférences sensibleset événements exceptionnels (séminaire, webinaire...)
o Prise en charge et suivi des demandes et des incidents depuis l'outil de ticketing SIIWEB, coordination avec les agents de la cellule (proximité et ingénieur Système)
o Gestion du stock matériels : Vérification des livraisons, entrée dans l'outil de gestion de parc (siiweb et ITOP) des équipements bureautiques, attributions aux agents, E/S Stock, prêts
o Participation et animation des réunions permettant les planifications à venir, le contrôle de la qualité des services produits par la cellule, rendre compte des alertes, événements, état du stock, état du parc et des tickets, et compte rendu du suivi budgétaire hebdomadaire en collaboration avec le responsable de la cellule
o Participation et implication aux divers tests informatiques (tests d'applications lors des livraisons de version, nouveaux matériels ou autres dynamiques d'amélioration de services)
La secrétaire est chargée également de :
o la logistique courante de la structure.
o La secrétaire travaille en relation avec l'UGARH en particulier pour ce qui concerne :
- Le suivi du budget et des commandes de fournitures, de papier, enveloppes, calendriers et agendas,
- L'administration du logiciel congés pour l'ensemble des agents la structure, notamment le suivi de toutes les autorisations d'absence(récolte des justificatifs et mise à jour du logiciel en conséquence),
- La mise à jour de l'organigramme interne de la direction,
- La mise à jour de la signalétique sur les portes,
- La comptabilisation journalière et le suivi des absences injustifiées lors des périodes de grève
Le profil recherché
Connaissances :
o Une maîtrise de l'utilisation des outils bureautiques (traitement de texte, tableur) de la suite OFFICE est indispensable.
o Une maîtrise de l'utilisation des outils collaboratifs (messagerie et agenda électronique, visio-conférences) est également nécessaire.
o Appétence pour les nouvelles technologies est très appréciées.
o Une connaissance du fonctionnement d'une administration centrale est attendue.
o Une connaissance du fonctionnement d'un service informatique de proximité est attendue également.
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o Une formation au logiciel Chorus Formulaires sera requise dès la prise de fonctions.
Compétences :
o Capacité d'organisation d'adaptabilité et disponibilité.
o Capacité de communication : aptitude à comprendre, reformuler et transmettre des informations dans un contexte technique ; savoir faire preuve de pédagogie, notamment dans les échanges entre les utilisateurs et les membres du Bureau.
o Qualités relationnelles (nombreux contacts avec les services de la direction, la MCSPD, des intervenants extérieurs). Esprit d'initiative.
o Aptitude au travail en équipe.
o Capacité d'analyse et de synthèse.
o Capacité à rendre compte.
o Une maîtrise rapide des activités fonctionnelles du poste est attendue.