Assistant de Coordination Administrative H/F - Secretariat General Commun Departemental

Le Secrétariat Général aux Affaires Régionales (SGAR) est une structure territoriale interministérielle. Il met en oeuvre et accompagne la mise en place des politiques de l'État à l'échelle régionale. Il assiste le préfet de région dans l'exercice de ses missions, dans ses actions de coordination des politiques publiques régionales, en lien avec les services départementaux et régionaux.La préfecture de la Loire-Atlantique recrute pour le Secrétariat général pour les affaires régionales (SGAR), un contractuel en renfort sur le poste d'assistant de coordination administrative.
Poste de catégorie C - Contrat de 4 mois -Poste à pourvoir le 1er septembre 2025

Localisation administrative et géographique :
Secrétariat général pour les affaires régionales (SGAR) des Pays de la Loire
Pôle politiques publiques
6 quai Ceineray
44035 Nantes Cedex 1

Vos activités principales :

- Assistante(e) référent(e) d'un ou plusieurs chargés de mission
- Assure l'accueil téléphonique et la gestion des agendas des chargés de mission
- Organise les déplacements et réunions (présentiel, audio ou visio) : planification de dates - réservation de salles et matériels - préparation logistique (dont fonctionnement du matériel audio / visio le cas échéant) - possibilité de participation à l'accueil et liaison avec l'huissier et le poste de police - préparation des ordres du jour, des invitations et des fonds de dossier
- Gère les courriers et les parapheurs : tri et diffusion - rédaction de courriers-types - mise en forme - suivi des courriers des directions régionales (contrôle sur la forme et la complétude) - modification des courriers pour prise en compte des corrections demandées - mise à jour des tableaux de suivi des courriers/parapheurs - suivi des échéances
- Constitue les dossiers thématiques pour les échéances Préfet et SGAR : mise en forme - reprographie - fiabilisation du contenu
- Garantit le classement papier et dématérialisé : chrono courrier - dossiers thématiques (le cas échéant)

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

L'activité de l'agent s'exerce sous l'autorité hiérarchique du chef de bureau de la coordination au sein du pôle politiques publiques, et sous l'autorité fonctionnelle du ou des chargés de mission.

Poste requérant une capacité à travailler en équipe et en réseau, des qualités d'anticipation et de réactivité.

Spécificités directement liées au positionnement des chargés de mission :
- Respect du délai de traitement des dossiers du préfet (J-2 en flux normal) et de qualité du contenu
- Contraintes horaires (le cas échéant, en fonction des échéances)
- Gestion des urgences
- Polyvalence entre les assistants de coordination administrative

Télétravail : non

Experience : 6 Mois

Compétences : Classement, archivage, Accueillir, orienter, renseigner un public, Corriger et mettre en forme un document, Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous, Organiser un rétroplanning, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.