Office Manager - Immobilier d'Entreprise H/F - Unanim

CONTEXTE

Nous recrutons un Office Manager H/F pour une société spécialisée dans l'immobilier d'entreprise, qui accompagne entreprises et investisseurs dans leurs projets de location, d'acquisition et de cession de bureaux.

Jeune structure en forte croissance, elle s'est imposée en quelques années sur le marché parisien grâce à son agilité, son exigence et son approche profondément humaine du conseil immobilier.

Dans un contexte de développement, l'équipe souhaite s'appuyer sur un véritable pilier administratif, capable de fluidifier l'organisation interne, de prendre en charge un large périmètre de missions transverses (administration, RH, support commercial) et de faire le lien avec les partenaires externes.

MISSIONS

Rattaché à la Direction Générale, vous assurez un rôle clé dans la structuration de l'organisation interne. Votre mission consiste à garantir la bonne tenue administrative de la société, tout en assurant un support transversal auprès des différents pôles.

Administration générale & RH
Suivi des factures (émission, réception, relances)
Gestion des congés, absences, RTT
Transmission des éléments variables de paie
Suivi des notes de frais et obligations liées aux salariés
Commandes de matériel (informatique, bureautique, téléphonie)
Gestion des accès, clés, outils, licences
Veille à la conformité réglementaire (RGPD, Document unique, sécurité.)
Suivi des obligations légales (Carte T, formations, attestations.)
Organisation de l'onboarding des nouveaux arrivants
Gestion des appels et courriers

Support commercial & coordination
Collecte et traitement de données de marché
Veille concurrentielle
Préparation de supports (points marché, études, pitchs, rapports.)
Rédaction et envoi de mandats
Création et diffusion d'offres commerciales
Suivi de la commercialisation (commandes de panneaux, mise à jour des dossiers clients.)
Préparation de la réunion hebdo KPI et rédaction des comptes rendus
Interface quotidienne avec les consultants

Outils & présentations
Utilisation avancée de PowerPoint pour la création de présentations clients
Connaissance de Canva appréciée

PROFIL

Bac +2 en assistanat de direction, gestion, RH ou équivalent
Minimum 2 ans d'expérience sur un poste polyvalent en environnement dynamique
Idéalement une première expérience dans le secteur de l'immobilier d'entreprise
Excellentes capacités rédactionnelles et organisationnelles
Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)
Aisance relationnelle, sens de la confidentialité, rigueur
Esprit d'initiative, sens des priorités, efficacité opérationnelle
Polyvalence et capacité à gérer des sujets très variés dans des délais courts

RÉMUNÉRATION
35-40 K€ annuel brut fixe

AVANTAGES
Tickets restaurant
Prise en charge à 50 % de la mutuelle et du pass Navigo
Contrat 35h
Environnement stimulant, équipe exigeante et bienveillante
Rôle transversal au coeur de l'organisation

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Cadre

Secteur d'activité : Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.