Assistant Administratif - Assistante Administrative de Projet H/F - Evasion Pays Accueil Loisirs

OFFRE D'EMPLOI - Assistant.e administratif
Le Pôle animation territoriale de l'association assure le développement et la mise en oeuvre de projets d'animation quotidienne : petite enfance, enfance, jeunesse, adultes, familles, vie sociale, et d'accompagnement des collectivités.
Le déploiement de ces projets bénéficie à environ 4000 adhérents par an.
Le Pôle tourisme social, favorise l'accès à des vacances de qualité pour tout à chacun. A travers les dispositifs Campez en famille, Tous en vac', EPAL propose un tourisme accessible, solidaire et convivial.
Sous la responsabilité hiérarchique des deux responsables de Pôles, l'assistant.e administratif assure le suivi et la gestion administrative des activités de chacun. Sa rigueur et son suivi permets une aide au pilotage opérationnel des projets.

MISSIONS POUR LE POLE ANIMATION TERRITORIALE :

1) Remplissage de tableaux de bord et suivi des différents échéanciers
Suivre les conventionnements avec les collectivités
Suivre et envoyer les dossiers de demande de subventions
Suivre les conventions PSO et bonus territoire avec la CAF
Suivre les déclarations annuelles CAF
Suivre les contrats de restauration, de flux et téléphonique des structures.
Suivre un calendrier annuel des échéances des conventions et lien partenaire.

2) Utilisation des logiciels métiers et portail en ligne.
Modifier les tarifications des établissements dans Diabolo
Suivre les données de la plateforme TAM : création des intervenants - veille hebdomadaire des AIA (Aucune Identité Applicable)
Réaliser les déclarations SDJES initiales et le suivi des déclarations complémentaires sous TAM
Saisie des séjours pour les aides CAF, sur le portail VACAF

3) Renseigner des tableaux de suivi des activités du service pour les partenaires
Compléter les dossiers trimestriels CAF : déclarations des données d'activités issu du logiciel Diabolo
Saisie des données financières.

4) Rédiger et mettre en forme divers documents :
Aider à la rédaction de courriers
Réaliser la gestion administrative du courrier
Rédiger des compte rendus des réunions d'équipe du pôle
Venir en soutien à l'écriture de compte rendus de réunions partenariales
Aider à la réalisation de documents de communication (programmes, newsletter, réseaux sociaux.)

5) Organiser et mettre en oeuvre le classement et l'archivage des dossiers.

6) Participer à la vie d'équipe et favoriser le lien avec les autres services :
Assurer la circulation de l'information entre responsable de pôle/coordinateurs, et les services administratifs de l'association.
Participer aux réunions d'équipe bimensuelles

MISSIONS POUR LE POLE TOURISME SOCIAL :

1) Accueil des publics
Accueillir, informer et orienter les publics ou leurs représentants dans les différents dispositifs du Pôle.
Participe à l'accueil des familles durant la saison estivale.
Participe à la création des feuilles de routes convoyages du dispositif.

2) Administration du Pôle
Planifie et diffuse les supports de communication du Pôle, aux adhérents et partenaires.
Alimente et actualise les pages web du site Epal dédiées au Pôle.
Alimente et actualise les documents de réservation et de suivi des activités du Pôle.
Réserve - inscrit et facture les adhérents depuis le logiciel Venue360.
Réserve et suit les facturations auprès des prestataires de camping.
Prépare et transmet mensuellement les « budgets familles BCN » pour le service comptable.
Participe à l'élaboration des supports de communication du Pôle.
Assure l'interface entre les Familles BCN et les établissements du MS.

COMPETENCES :
Accueillant-e et bienveillant-e, maîtrise les techniques de secrétariat, les outils collaboratifs, Word et Excel. Autonome dans le suivi des dossiers, sait alerter en cas de difficulté. Organisé-e, réactif-ve, à l'écoute, force de proposition et à l'aise dans la gestion de conflits.

Experience : 3 An(s)

Compétences : Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Activités des agences de voyage

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.