Assistant·e de Direction H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Rattaché·e hiérarchiquement à la Direction Générale des Services (DGS), le. la assistant(e) de la DGS assiste le DGS et son équipe dans l'organisation et la coordination de leurs activités. Il ou elle coordonne de manière polyvalente et autonome toute action engagée par la Direction dans le respect de la réglementation en vigueur et assure le suivi des dossiers administratifs et/ou financiers qui lui sont confiés.

A ce titre il/elle réalise les missions suivantes :

Activités principales :

ØGérer les agendas de l'équipe DGS
ØMettre en forme et/ou Assurer la rédaction de comptes rendus de réunions et les diffuser
ØSuivre des dossiers transversaux
ØAssurer l'organisation des réunions et leur suivi (préparer les dossiers en vue des réunions/entretiens)
ØMettre en forme et/ou rédiger des courriers, des courriels et documents administratifs.
ØOrganiser les déplacements du DGS et des 3 DGSA
ØRecueillir, traiter et relayer tout le courrier entrant et tous les parapheurs des services, en assurer un suivi
ØAssurer la gestion financière du budget de la direction générale (SIFAC+)
ØTravailler en étroite collaboration avec l'assistante du président
ØAssurer l'archivage de l'activité de la direction dans le respect de la politique de l'établissement
Activités associées :

ØOrganiser des événements
Ø
Pilotage et amélioration continue :

ØRédiger et mettre à jour les procédures en lien avec la DGS

Maîtriser l'organisation générale et le fonctionnement d'un Etablissement d'enseignement supérieur
Techniques de secrétariat bureautique
Travailler en équipe transversale avec les autres services/directions
Maîtriser l'utilisation de logiciels spécifiques à la gestion financière (Sifac +)
Maitriser les outils de bureautique Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) et d'Office 365
Capacités rédactionnelles
Organiser le classement et l'archivage de documents
Avoir le sens du management : écoute, assertivité, courage
Savoir transmettre ses connaissances et former ses collègues
Excellent relationnel
Savoir planifier et respecter les délais
Curiosité et volonté d'apprendre
Être force de proposition et savoir gérer les aléas
Être rigoureux, discret, curieux