Secrétaire du Maire - Commune d'Embrun H/F - Fonction publique Territoriale

Secrétaire du Maire

- Accueil physique et téléphonique des usagers et autres interlocuteurs
- Renseignement du public sur place ou par téléphone.
- Orientation du public vers les services ou élus compétents
- Organisation administrative et matérielle des inaugurations de bâtiments, de places......
- Réalisation et mise en forme des travaux bureautiques.
- Classement du courrier. Envoi de courriers, convocations, invitations,
- Gestion de l'agenda.
- Compte- rendus d'essais de sirène
- Organisation et planification des réunions, repas de travail.
- Organisation et mise en place des cérémonies, médaille du travail, départ à la retraite, départ d'un agent, v½ux à la population, v½ux aux personnels, autres...............
- Cérémonies militaires : convocations, contacts avec les associations de mémoire, avec l'armée, organisation
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques.
- Recherches sur Internet.
- Gestion réservation, mise en place salle des mariages.
- Gestion des commandes, livraisons, suivi et stock des cartouches d'encres des imprimantes,
- Gestion des commandes, livraison, suivi et stock du papier.
- Gestion des commandes, livraison, suivi et stock des enveloppes, papier en tête.
- Gestion des commandes, livraison, suivi et stock des fournitures de bureau des différents services administratifs.
- Convocations, compte-rendu Commission Economie, Emploi, Commerces.
- Prises de note, retranscriptions comptes rendus, procès-verbal de conseil municipal.
- Réalisation de travaux de bureautique d'un autre service.
- Ouverture, enregistrement, dispatching du courrier « arrivé » dans les services
- Timbrage et expédition du courrier départ des différents services.
- Correspondante secondaire en informatique.

- Qualités rédactionnelles.
- Rapidité d'exécution des tâches.
- Autonomie
- Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous.
- Adaptabilité, rigueur, discrétion et confidentialité sont des qualités indispensables à ce poste.
- Connaissance des logiciels de bureautique et des techniques de secrétariat.
Logiciels Word, Excel, Power Point, Publisher.

Qualité d'organisation, d'écoute, d'accueil, respect des échéances et de confidentialité, réactivité