Secrétaire au Cabinet du Général de la Région de Gendarmerie H/F - Ministère de l’Intérieur

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :
- Suivre les agendas et tenir à jour la liste des contacts d'une ou de plusieurs autorités
- Apporter son appui dans la planification, la préparation et le suivi des réunions, participer à leur organisation
- Préparer et contrôler la complétude des dossiers nécessaires à la mission du commandant de région ou du commandant en second
- Planifier les déplacements d'une ou plusieurs autorités
- Organisation de déjeuners de travail avec diverses autorités (validation menus, réservation prestations...)
- Assurer la gestion et la réservation de salles de réunion
- Participer à l'organisation d'événements (cérémonies) : préparation et envoi des invitations, mise à jour et suivi des invités, accueil des autorités/invités...
- Réceptionner et trier le courrier «départ» et «arrivée»
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes reçues et relayer les directives du commandant de région ou du commandant en second)
- Mettre en forme des écrits et correspondances divers, en élaborer le cas échéant; relecture des parapheurs des services; archivage des documents
- Effectuer des recherches documentaires simples
- Assurer le suivi budgétaire (réservation des crédits, paiement factures); réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Gestion des personnels (suivi et validation des absences, des candidatures avancement, des notations...)
- Assistanat du service (vie du cabinet)
- Travaux ponctuels au profit des chargés de mission du commandant de région
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
- Accueillir physiquement les rendez-vous
- Maîtriser la bureautique : LibreOffice (document texte, classeur)
- Maîtriser l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence)
- Établir des relations de confiance et de qualité avec l'ensemble des services internes et externes
- Assurer la suppléance du chef secrétaire lors de ses absences.
- Activités du service
Sous l'autorité du commandant de région zonale, du commandant en second de région zonale et du chef de cabinet, le cabinet participe activement à la hiérarchisation du travail des généraux, par la gestion des agendas, l'organisation d'événements internes, l'accueil de ses interlocuteurs et le suivi de dossiers spécifiques.

Vos perspectives :
Collaborateur privilégié du commandant de région zonale et du commandant en second de région zonale, ce poste permet d'acquérir une expérience valorisante dans le domaine du cabinet d'une autorité et d'être en relation quotidienne avec des contacts internes et externes de très bon niveau.

Durée attendue sur le poste : 3 ans minimum

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise à aquérir
Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau pratique à acquérir

Savoir-faire

Savoir s'organiser niveau maîtrise requis
Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis
Avoir l'esprit de synthèse niveau maîtrise requis
Savoir rédiger niveau maîtrise requis

Savoir-être

Savoir s'adapter niveau maîtrise requis
Avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise requis
Savoir s'exprimer oralement niveau maîtrise requis