Sgcd35 - Agent Polyvalent du Pôle des Relations avec les Usagers H/F - Fonction publique de l'État

RIFSEEP : 2

Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.
Personnes à contacter :
Marion GRUÉ, cheffe du pôle relations avec les usagers - ****@****.**
Cécile CARABAJAL, adjointe à la cheffe du pôle relations avec les usagers - ****@****.**

Activités principales
Assurer la gestion du courrier de la préfecture, de l'OFII et de la DDPP
- Réception, tri et distribution du courrier de la préfecture, de l'OFII et de la DDPP
- Traitement du courrier dont le courrier réservé
- Affranchissement du courrier et répartition par service
- Tournées de dépôt/ramassage de courriers dans différents services de la ville de Rennes (SGCD 35, SGAR, tribunal administratif, DRFiP, CMI...)
- Gestion des outils de gestion électronique des documents : Maarch, SVE...
- Alimentation des instruments de suivi (affranchissement, retour des cessions etc.)
- Gestion des boites mail fonctionnelles

Assurer l'accueil et l'orientation des usagers et des partenairesde la DDETS d'Ille-et-Vilaine et de la DREETS Bretagne en cas d'absence de l'agent titulaire (congés/formations etc.)
- Accueil physique général de la DDETS et de la DREETS : accueillir les visiteurs, les prendre en charge, veiller au respect des consignes de sécurité (situation sanitaire, Vigipirate...), renseigner le fichier de suivi sur le volume d'usagers accueillis (Le Newton - 3 bis avenue de Belle Fontaine à Cesson Sévigné)
- Réceptionner des livraisons : accueil des livreurs et signature des bons de livraison le cas échéant
- Gérer l'accès au parking du site en garantissant l'ouverture de la barrière à distance, dans le respect des consignes (visiteurs de la DDETS et de la DREETS autorisés, professionnels intervenant sur le site...)
- Orienter vers les services compétents en fonction de la demande
- Apporter des réponses de premier niveau et expliquer les procédures le cas échéant
- Donner l'alerte en cas d'incident
- Assurer le traitement (réception/tri/distribution/affranchissement) du courrier entrant et sortant

Exercice des missions dans le respect des démarches qualité engagées par la préfecture.

Connaissances techniques :
- Avoir des connaissances de l'environnement institutionnel et administratif (organisation, fonctionnement et missions des services)

Savoir- faire :
- Techniques d'accueil : niveau expert
- Écouter, analyser, reformuler la demande : niveau maîtrise
- Réagir de façon adaptée aux situations imprévues : niveau maîtrise
- Recueillir et traiter l'information : niveau maîtrise
- Mettre en oeuvre les techniques de communication professionnelle : niveau maîtrise

Savoir-être :
- Faire preuve de courtoisie et rester maître de soi : niveau maîtrise
- Gérer des situations conflictuelles : niveau maîtrise
- S'adapter aux différents types de public : niveau maîtrise
- S'exprimer avec aisance : niveau maîtrise