Sgcd35 - Agent Polyvalent du Pôle des Relations avec les Usagers H/F - Fonction publique de l'État

RIFSEEP : 2
Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.
Personnes à contacter :
Marion GRUÉ, la cheffe de pôle des relations avec les usagers : ****@****.**
Cécile CARABAJAL, adjointe à la cheffe de pôle des relations avec les usagers : ****@****.**
Vos activités principales
Assurer l'accueil physique, l'orientation et l'accompagnement des usagers sur le site Préfecture
- Accueille et oriente les usagers vers les services compétents en fonction de la demande dans le respect de la démarche qualité (QUALI-ATE);
- Accompagne les usagers dans les téléprocédures dématérialisées France Titres (ANTS);
- Gère, en lien avec ses collègues et la responsable de l'accueil général, la boîte fonctionnelle dédiée aux messages des usagers vers les services préfectoraux
- Veille au bon fonctionnement des matériels mis à la disposition du public dans le hall de la Préfecture;
- Travaille en collaboration étroite avec le volontaires en service civique, les agents de prévention et de sécurité et les agents de sécurité;
- Donne l'alerte en cas d'incident;
- Rend compte des événements importants au supérieur hiérarchique.
Assurer l'accueil téléphonique au standard ou au point d'accueil numérique de la préfecture
- Assure l'accueil téléphonique des usagers appelant au standard dans le respect de la démarche qualité (QUALI-ATE);
- Traite aussi les demandes internes du standard (renseignements, recherche de noms, parfois demandes d'interventions techniques);
- Assure la permanence téléphonique du standard de la préfecture;
- Concourt à la continuité des liaisons gouvernementales en permettant aux autorités d'être jointes à tout moment;
- Oriente et accompagne les usagers vers les procédures dématérialisées France Titres (ANTS) et les prises de rendez-vous en ligne;
- Met à jour les documents de référence et répertorie les renseignements complémentaires essentiels au travail (main courante, annuaire, permanences, sociétés extérieures...).
Activités annexes
- Rédige les courriers de réponse aux usagers concernant les procédures dématérialisées France Titres (ANTS);
- Assure occasionnellement le remplacement des agents assurant l'accueil physique et téléphonique au sein des directions départementales interministérielles (DDI) par roulement avec ses collègues.

Connaissances techniques :
- Avoir des connaissances de l'environnement institutionnel et administratif (organisation, fonctionnement et missions des services)
Savoir- faire :
- Techniques d'accueil : niveau expert
- Savoir écouter, analyser, reformuler la demande : niveau maîtrise
- Savoir réagir de façon adaptée aux situations imprévues : niveau maîtrise
- Savoir recueillir et traiter l'information : niveau maîtrise
- Savoir mettre en oeuvre les techniques de communication professionnelle : niveau maîtrise
Savoir-être :
- Savoir faire preuve de courtoisie et rester maître de soi : niveau maîtrise
- Savoir gérer des situations conflictuelles : niveau maîtrise
- Savoir s'adapter aux différents types de public : niveau maîtrise
- S'avoir s'exprimer avec aisance : niveau maîtrise