Agent d'Accueil Polyvalent H/F - Pôle Emploi

La Préfecture de la Vienne recrute :
- Deux agents d'accueil polyvalents.

Vous serez amener à réaliser vos missions sur deux sites différents :
- Le site de la Préfecture de la Vienne;
- Le site Providence (Direction Départementale des Territoires).

Vous aurez les missions suivantes sur le site de la Préfecture :

* En lien avec l'accueil général :
- Renseigner les usagers sur les démarches dématérialisées (démarches France Titres et ANEF) par téléphone ou à l'accueil du bâtiment Haussmann;
- Assurer la prise de rendez-vous;
- Assurer l'accompagnement des usagers au point numérique (PAN).

- Accueillir et orienter les usagers vers les services compétents dans le respect des procédures établies;
- Assurer le lien entre les usagers et les services;
- Renseigner les usagers sur les informations de premier niveau.

- Réceptionner et classer le courrier entrant;
- Préparer le courrier réservé (courriers sensibles, circulaires.);
- Réceptionner les actes des collectivités locales et les livraisons;
- Préparer le courrier et les colis à expédier;
- Assurer le suivi dématérialisé des parapheurs des Directions Départementales Interministérielles;
- Enregistrer les recommandés;
- Assurer le suivi du courrier réservé et des courriers SVE via l'application MAARCH;
- Prise en charge de navettes courriers;
- Gérer le suivi des courriels (transmission aux services concernés, réponse de premier niveau).

Vous aurez les missions suivantes sur le site de la Providence (Direction Départementale des Territoires) :

- Accueil physique et téléphonique des usagers (Direction Départementale des Territoires, Direction Départementale de la Protection des Populations et UBD-DREAL);
- Accueillir et orienter les usagers vers le(s) service(s) ou l'interlocuteur compétent(s);
- Renseigner les usagers sur les informations de premier niveau;
- Réceptionner et trier le courrier entrant de la Direction Départementale des Territoires, et de la Direction Départementale de la Protection des Populations;
- Traitement et orientation des courriels de la Direction Départementale de la Protection des Populations.

Les contraintes du poste sont les suivantes :

* En lien avec l'accueil :
- Contraintes horaires liées aux horaires d'accueil du public : présence exigée de 8h45 à 12h et de 13h30 à 16h30 (sites Préfecture et Providence);
- Rôle dans la chaîne de procédure incendie (sites Préfecture et Providence);

* En lien avec le courrier :
- Préparation des envois avant 14h30 (site Préfecture).

* En lien avec le standard :
- Contraintes horaires liées à l'ouverture ou à la fermeture du standard : ouverture 07h45 et fermeture 19h00 (site Préfecture);
- Astreinte soirs et week-ends.

* En cas de suppléance :
- En fonction des nécessités de service;
- Déplacement à prévoir entre les différents sites (Préfecture et Providence).

En tant que contributeur de la démarche qualité, vous contribuez activement à la mise en oeuvre des engagements qui vous concernent au sein du référentiel qualité en lien avec votre référent de bureau.

Contrats à durée déterminée à pourvoir à partir du 1er octobre 2025 pour une durée de 3 mois

Experience : Débutant accepté

Compétences : Méthode de classement et d'archivage, Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un accueil téléphonique, Identifier, traiter une demande client, Assurer la confidentialité des informations, Gérer des situations de crise ou d'urgence, Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants, Maintenir une communication claire et professionnelle, Rédiger des messages et des emails professionnels, Relayer de l'information, savoir accueillir le public, Maîtrise de soi, savoir s'adapter aux différentes situations, savoir s'exprimer oralement, capacités rédactionnelles

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de contrôle de soi : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.