Assistant·e Médico-Administrative H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif Description du poste
PRÉSENTATION DE L'ÉTABLISSEMENT

L'hôpital public psychiatrique dessert 33 communes (sur 40) du département de la Seine-Saint Denis qui compte 1 655 422 habitants avec une forte croissance démographique de plus de 1% par an. Les équipes proposent une offre de soins complète et diversifiée pour les patients souffrant de troubles psychiatriques ou psychiques : urgences, ambulatoire, hospitalisation, consultations spécialisées, plateau somatique, centres experts, remédiation cognitive et réhabilitation psycho sociale. En France, les services publics de psychiatrie sont organisés par « secteurs » c'est à dire des zones géographiques correspondant à des bassins de population d'environ 70 000 habitants. L'établissement couvre 15 secteurs de psychiatrie adulte et 3 secteurs de psychiatrie de l'enfant et de l'adolescent. En 2022, Ville-Évrard a pris en charge 29 106 patients. Ses unités d'hospitalisation temps complet sont réparties sur cinq sites : Neuilly-sur-Marne, Aubervilliers, Bondy, Saint Denis et Montreuil. L'EPSVE dispose également d'un centre de recherche clinique et de deux instituts de formation (infirmier et cadre de santé).

PRÉSENTATION

LE POLE PEA 93I05 :

Le pôle de Psychiatrie de l'Enfant et de l'Adolescent 93I05 recouvre le 5ème secteur PEA de la Seine-Saint-Denis qui dessert la population 0-18 ans des 13 communes du Sud-Est du 93 (Bondy, Clichy-sous-Bois, Coubron, Gagny, Gournay-sur-Marne, Le Raincy, Les Pavillons sous-bois, Montfermeil, Neuilly Plaisance, Neuilly-sur-Marne, Noisy-le-Grand, Rosny-sous-Bois, Villemomble) soit près de 110 000 enfants.

Organisé en 4 services et 22 Dispositifs de soins :

Service Médico-Psychologique Enfants Nord 93I05 : 4 centres médico-psychologiques (CMP) et 3 d'accueil thérapeutique à temps partiel (CATTP) de Bondy, Montfermeil, Rosny-sous-Bois, et Villemomble.
Service Médico-Psychologique Enfants Sud 93I05 : 2 centres médico-psychologiques (CMP) et 2 d'accueil thérapeutique à temps partiel (CATTP) de Neuilly-Plaisance et de Noisy-le-Grand.
Service des Troubles du Développement 93I05 : L'hôpital de jour les Hirondelles, pour les troubles du spectre de l'autisme (Neuilly-sur-Marne) et L'UNIDEP : Centre Diagnostique Départemental des Troubles du Spectre de l'Autisme (Bondy) ;
Service Parcours Adolescents et Liaison 93I05 : 2 unités de pédopsychiatrie de liaison, au sein des des CHI Le Raincy-Montfermeil et CHU Jean Verdier (AP-HP). L'UFITAA, unité inter-hospitalière départementale pour la prise en charge des TCA avec le service de Jean Verdier (Bondy). L'Unité d'Accueil Crise Adolescents au sein de Jean Verdier (Bondy). Le CMP/ CATTP Adolescents de Bondy.
L'UMPPB, unité de psychiatrie périnatale intervenant au CHI Le Raincy-Montfermeil
Le Centre Salvador, Centre départemental d'Appui et de Ressource aux familles concernées par la pédopsychiatrie (Bondy)
L'EMICSS, équipe mobile d'intervention en milieu scolaire (Neuilly-sur-Marne)
Assistante du chef de pôle : Hadamou SIDIBE -

Médecin chef du pôle : Dr Noël POMMEPUY

IDENTIFICATION DU POSTE

POSITION DANS LA STRUCTURE

Autorité hiérarchique dans le pôle :

Chef de Pôle
Au niveau institutionnel :

Directeur de l'EPS Ville Evrard
Direction des Ressources Humaines
Autorité fonctionnelle :

Chef de pôle
Les praticiens hospitaliers RUF
Cadre supérieur de pôle
Interne au pôle :

Equipe pluriprofessionnelle des différentes UF du pôle
Externe au pôle :

Direction Des Soins,
DRH,
Formation Professionnelle,
Médecine du travail,
Pharmacie,
Cellule hygiène,
CLUD,
CLAN,
Service des spécialités médicales,
Instituts de formations,
pôles support
Externe à l'établissement :

écoles,
partenaires médico-sociaux,
familles,
partenaires extérieures
DESCRIPTION SYNTHÉTIQUE DU POSTE :

ETP 100%
38h/semaine
du lundi au mercredi de 9h à 17h
du jeudi au vendredi de 9h à 16h
repos hebdomadaire : samedi et dimanche
Congés annuels et RTT pris obligatoirement pendant les congés scolaires de la zone C en fonction des nécessités de service
Participation aux permanences secrétaires du service en jours et horaires ouvrés.
MISSIONS et COMPETENCES REQUISES

Missions générales :

Ressources Humaines :

Personnel non médical :

Gestion cartes up des agents du pôle
Archivage des dossiers des agents du pôle (liaison avec l'encadrement pour classer les agents paramédicaux)
Gestion du tableau de bord des effectifs
Suivi des mouvements / recrutements / carrières
Suivi du tableau des numérotations des postes
Rédaction des profils de poste
Suivi du planning du personnel (Assistantes sociales, psychologues, secrétaires) sur Agiletime
Suivi du plan de formation
Accueil des nouveaux professionnels
Accompagnement dans la procédure d'embauche : contact RH et médecine du travail, information aux cadres, RUF, Chefs de service et AMA du service
Suivi des tableaux de service et affectation auprès du bureau des carrières et du SIH.
Modification des entêtes et plaquettes des UF
Organisation et planification des formations des nouveaux arrivants et des stagiaires psychologues et AMA aux logiciels VE, procédures (découverte de l'environnement professionnel, informations générales, logiciels)
Personnel médical :

Archivage des dossiers
Suivi des congés
Suivi des tableaux de service
Suivi des formations
Internes : accueil, gestion des congés, tableaux de service
Programmation et suivi des réunions médicales de secteur et staff EPP
Suivi des permanences médicales et des AMA du pôle
Suivi de la valise de permanences (planification des permanences, suivi du tableau des fermetures des structures du pôle, procédure de permanence)
- Finances :

Suivi des dépenses des crédits délégués
Suivi du budget de formation (PNM + PM)
Suivi du budget travaux
- Activités :

Suivi des diagnostics manquants
Suivi de l'activité
Appui aux AMA du pôle pour le codage
Lien avec le DIM et DPME pour les demandes diverses
- Qualité :

Suivi du tableau des FEI
Programmation des réunions cellule qualité
Suivi du PAQSS
Programmation des RMM/CREX
Diffusion des outils qualité et des documents
Suivi des demandes de dossiers médicaux, des réclamations et satisfactions des usagers (DQRJU)
Référente Cortexte
- Informations / Communication :

Circuit courriers agents en lien avec la DRH
Circuit courriers des patients
Information et tenue du SharePoint du pôle
Centralisation de l'identité visuelle et mise à jour des documents en lien avec la DCOM
Appui au GOSSE
Participation aux séminaires institutionnels
- Travaux :

Suivi du tableau des travaux
- Recherche :

- Chef de pôle Clinique :

Gestion et suivi des préadmissions de l'HDJ et rédaction des comptes-rendus
Programmation des consultations (commande interprètes si besoin)
- Appui au pilotage :

Suivi des projets
Suivi des conventions
Suivi des référents des projets et des groupes de travail
Bureau de pôle
- Secrétariat :

Archivages des dossiers médicaux
Gestion du planning du Chef de Pôle
Tri des emails du Chef de Pôle
Démarche administrative / stockage du serveur commun / classement
Elaboration des plannings prévisionnels des AMA du pôle
Tutorat des AMA et des stagiaires AMA
Recensement des besoins en formation des AMA
Représentant des AMA du pôle
Accompagnement des AMA du pôle
Réalisation des permanences téléphoniques avec les autres AMA du pôle pendant les vacances scolaires
Qualifications

Diplômes : Baccalauréat ST2S ou Science médico-social Concours AMA.

Connaissances approfondies :

Maîtrise des outils bureautique (Word Excel PowerPoint Outlook) et de communication (internet/intranet)
Maîtrise des logiciels métiers (Webmédical, Agiletime, Cortexte, Cpage, Microsoft 365 dont SharePoint)
\_ Connaissances détaillées \_ :

Connaissance de l'établissement Ville-Evrard
Expertise secrétariat médical
Savoirs faire :

Vocabulaire Médical
Connaissance de la structure et de son fonctionnement
Recevoir et transmettre les informations
S'adapter aux évolutions des outils bureautiques et de communication
Communiquer en respectant la cofidentialité
Qualité rédactionnelle
Savoirs être :

Travail en coordination et liaison avec les différents membres de l'équipe institutionnelle
Savoir organiser son travail et gérer les priorités
Capacité d'analyse et réactivité
Dynamisme ; Rigueur
S'impliquer dans le travail en réseau
Capacité d'adaptation à des situations et personnes en difficultés
Aptitude d'écoute
Ponctualité
Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 1836,20 à 2500,77 par mois

Avantages :

Crèche d'entreprise
Prise en charge du transport quotidien
Réductions tarifaires
Restaurant d'entreprise
RTT
Horaires :

Du lundi au vendredi
Période de travail de 8 Heures
Repos le week-end
Travail en journée
Langue :

Anglais (Optionnel)
Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 01/10/2025