Chargee des Pieces d'Identité et de l'Administration Générale - Commune de Gannat H/F - Fonction publique Territoriale

COMPOSITION DU SERVICE : 3 agents
POSITIONNEMENT DE L'AGENT DANS L'ORGANIGRAMME DU SERVICE (N+1) : Cécile BERTHOLIER - DGS

MISSION
Votre mission est de recevoir les usagers dans leurs démarches de demandes de documents d'identité et de gérer les registres des délibérations et des procès-verbaux des réunions du conseil municipal sous la directive de la Direction Générale des services.
Occasionnellement, une mission complémentaire de saisie des dossiers d'urbanisme pourra être demandée, sous la directive de l'Adjoint à l'urbanisme.
ACTIVITES
Au service état-civil :
- Assurer l'accueil physique du public pour traiter leurs demandes de cartes nationales d'identité et de passeports
- Vérifier les dossiers conformément aux réglementations en vigueur
- Recueillir les données biométriques et assurer le suivi des demandes
- Procéder à la délivrance des documents d'identité des usagers

Administration générale :
- Transcrire les réunions du conseil municipal en vue de la rédaction du procès-verbal
- Assurer la tenue et la mise à jour et l'archivage des registres officiels
- Rédiger les délibérations (et assurer l'envoi au contrôle de légalité)

RELATIONS FONCTIONNELLES :
- Relations avec les différents agents du service Etat-Civil et d'administration générale
- Information et conseil auprès de la Direction Générale des Services

AUTONOMIE ET RESPONSABILITES :
- Autonomie relative dans l'organisation du travail

RENSEIGNEMENTS RELATIFS AUX COMPETENCES REQUISES :

GESTION DES DOCUMENTS D'IDENTITÉ
- Assurer l'accueil physique des usagers
- Instruire les demandes de titres sécurisés en vérifiant la conformité des pièces
- Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers (état civil, titres électroniques)

GESTION DES REGISTRES DES DÉLIBÉRATIONS
SAVOIR-FAIRE :
- Transcrire fidèlement les échanges en réunion et assurer la tenue des registres officiels
- Rédiger des documents administratifs clairs et structurés (comptes-rendus, procès-verbaux du conseil municipal)
- Utiliser les outils bureautiques et logiciels métiers avec précision (Word, Excel, messagerie)

SAVOIRS :

- Excellente maîtrise de l'expression écrite et des outils bureautiques (Word, Excel)
- Connaissance des procédures administratives et réglementaires
- Sens de l'accueil, rigueur et discrétion
- Capacité à prioriser les tâches et à respecter les délais
- Aptitude à travailler en autonomie et en équipe
- Techniques de secrétariat

SAVOIRS ETRE :

- Esprit d'initiative et réactivité
- Capacité d'adaptation et d'organisation
- Rigueur, discrétion, diplomatie, organisation
- Disponibilité auprès des agents et des chefs de service afin de répondre à leurs interrogations
- Capacité d'écoute
- Aisance rédactionnelle et capacité de synthèse
- Sens du service public