Assistant de Direction au Service Vie Associative - Villepinte H/F - Fonction publique Territoriale

La ville de Villepinte recrute
Un Assistant de Direction au service Vie Associative (F/H)

La Direction est composée des services Vie associative, location de salle, relations internationales et Espaces V. La direction se situe aux Espaces V - 1 Avenue Jean Fourgeaud et comprend une diretcrice, une assistante de direction, un chargé de mission « Vie associative », deux agents administratifs, un régisseur Espaces V et 4 agents polyvalents.
Sous l'autorité de la Directrice, vous aurez la responsabilité de l'assister dans la gestion de l'activité quotidienne du service.

Filière Administrative- Cadre d'emplois des Adjoints administratifs/Rédacteur
Temps de travail 39H hebdomadaires :
23 jours de RTT et de 25 jours de congés.
Horaires : de 8H30 à 12H15 et de 13H30 à 17H35
Rémunération statutaire, prime annuelle et régime indemnitaire afférent à la catégorie.
Participation employeur pour la mutuelle/prévoyance conventionnée
Comité d'½uvres sociales du personnel

Mission 1 : Gestion du planning de la Directrice
* Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques de la Directrice
* Accueillir ses rendez-vous
* Préparer les dossiers administratifs pour les réunions et commissions

Mission 2 : Gestion administrative et financière
? Traitement des demandes associatives/location des salles par courriers et mails,
? Procéder aux encaissements des locations des salles,
? Gestion de la régie,
? Liquidation des dépenses dans le cadre des subventions,
? Etablir des bons de commande
? Tri, classement, archivage des dossiers du service.

Mission 3 : Gestion RH
* Organisation des plannings d'activité
* Planification des congés (utilisation du logiciel Astre RH)
* Gestion des heures supplémentaires
* Suivi des dossiers des agents /recrutements

Mission 4 : Gestion et suivi des travaux et interventions
* Gestion des demandes de travaux, interventions auprès des servie internes concernés
* Faire le suivi des interventions en appuie de l'équipe des espaces V

INTERETS ET DIFFICULTES DU POSTE

* Respecter scrupuleusement les procédures et les délais,
* Savoir gérer les urgences
* Etre capable de détecter les besoins et attentes des associations.

Savoirs :
* Connaissance des procédures administratives et de la collectivité,
* Logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook et PowerPoint, 3 Douest).

Savoirs faire :
* Réceptionner les appels téléphoniques,
* Traiter les demandes,
* Réaliser des travaux de bureautique,
* Orienter les associations dans leur quotidien,
* Planifier les rendez-vous de la Directrice en son absence,
* Mettre à jour un dossier, une base de données
* Réaliser des conventions, contrats, des arrêtés,
* Trier, classer et archiver les documents,
* Gestion informatique des dossiers administratifs,
* Aisance rédactionnelle.

Savoirs être
* Capacité à travailler en équipe,
* Discrétion et confidentialité,
* Sens de l'organisation,
* Sens de l'écoute et du dialogue,
* Rigueur, autonomie, esprit d'initiative.
* Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
* Faire preuve de rigueur et de précision