Assistant des Élus - Bonneuil-Sur-Marne H/F - Fonction publique Territoriale

Vous contribuez à la mise en ½uvre de la stratégie publique en appui avec les activités des élus.

Vous êtes en charge de l'assistanat administratif des Elu-e-s de la Municipalité.
Vous assurez un soutien permanent et étroit des Elu-e-s de rattachement en matière de planification, d'organisation de leurs agendas, de communication avec les services de la ville et la population, au sein de l'équipe de l'unité.

Assister les Elu-e-s dans le cadre de la gestion administrative de leur mandat :
- Gérer les agendas en fonction de leurs organisations personnelles, organiser les déplacements, répondre aux sollicitations des services en fonction des priorités et des délégations des différents élus
- Organiser et planifier les réunions de travail : rédiger les ordres du jour, préparer les dossiers, respecter les délais de transmission des documents avant la réunion, prendre des notes et rédiger de comptes rendus
- Organiser les permanences pour la population : préparation des dossiers, suivi des suites à donner
- Gérer le courrier entrant et élaborer les réponses d'après les consignes des élus
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public : renseigner les interlocuteurs et relayer l'information, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
- Gérer l'administration des dossiers spécifiques relatifs au domaine d'activité de-s Elu-e-s de rattachement
- Gérer les tâches administratives inhérentes à l'activité : suivre les parapheurs, organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Traiter les demandes particulières et proposer les réponses adaptées
- Travailler en équipe avec les autres assistant-e-s de l'unité, les suppléer selon les nécessités de services
- Selon l'organisation de l'unité, participer au suivi budgétaire et à la tenue de la régie d'avances en tant que régisseur suppléant du-de la coordinateur-trice

- Respect des obligations renforcées de discrétion et de loyauté à l'égard de l'autorité territoriale, des élus et du cabinet
- Sens du service public
- Connaitre le fonctionnement et les compétences des collectivités territoriales, contexte et enjeux de la collectivité
- Qualités rédactionnelles confirmées, des capacités de synthèse
- Bonne connaissance des règles de l'expression orale
- Bonnes connaissances de l'environnement professionnel, des techniques liées au secrétariat et des outils bureautiques
- Connaissance des outils de tableaux de bord, de planification et de suivi
- Connaitre les règles de base de la comptabilité publique et des règles de tenue d'une régie
- Notions d'organisation, d'anticipation et de gestion du temps de travail
- Capacité à travailler de manière transversale, à rendre compte et à être force de proposition
- Sens de la diplomatie
- Capacité à travailler en équipe
- Maîtrise des logiciels bureautiques tels que le Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Maîtrise d'Elise Courrier
- Maîtrise de la messagerie Zimbra et de l'Intranet de la ville

Service d'affectation
- Service de la Direction générale des services
- Télétravail possible
- Ponctuellement une présence requise le soir
- Prise en charge des frais de transport
- Adhésion au COS
- Participation employeur aux mutuelles santé labellisées et prévoyance « territoriale »