Assistant - Assistante de Direction Médico-Social au Pôle Enfance H/F - nous Aussi

Au sein de l'Association Nous Aussi qui accueille des personnes en déficience intellectuelle, vous travaillerez au pôle enfance au sein d'une équipe administrative de 2 personnes, pour assister le directeur et les cheffes de service dans les missions de secrétariat de direction et d'accueil :

Vos missions :
- Rédiger et archiver des courriers/mails, comptes rendus, assurer leur suivi
- Assurer la logistique des transports des Usagers en lien avec le Service Support et les Chefs de Service.
- Assurer les communications et réponses téléphoniques
- Communiquer et collaborer avec son environnement externe (familles, tuteurs, partenaires fournisseurs.) et en interne avec les autres collaborateurs et autres services
- Concevoir des outils de communication ou procédures et élaborer des outils visuels facilitant l'organisation du service
- Gérer les dossiers des résidents, les affichages, le suivi de devis/commandes/facturations.
- Observer scrupuleusement des consignes de sécurité et appliquer les protocoles du service.
- Apporter toute aide administrative à la Direction de l'Ime, aux chefs de service et à l'assistante sociale
- Préparer et organiser des dossiers et participer aux réunions
- Suivre le plan d'amélioration continue de la qualité.
- Participer à l'élaboration du projet d'établissement, aux démarches d'évaluation

Profil recherché et compétences attendues :
Bac +2 ou Bac Pro avec expérience adéquate.
Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur).
Capacités rédactionnelles et aptitude à rédiger des comptes rendus médicaux
Organisé(e), efficace, pro actif(e), excellent relationnel.
Discrétion et sens de la confidentialité.

Conditions de travail :
Horaires de journée dès 8h du matin sur 4,5 jours
Congés supplémentaires : 9 j/an
CSE

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer un accueil téléphonique, Accueillir, orienter, renseigner un public, Collecter et analyser des données, des informations, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Gérer un planning, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques,Autonomie, Maîtrise de l'outil informatique,Pragmatique, organisée

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour enfants handicapés

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.