Assistant du Pôle Santé Globale de l'Enfant H/F - Nantes Métropole

Direction Générale Déléguée à la Cohésion Sociale et aux territoires / Direction Santé Publique/Pôle Santé Globale de l'Enfant

Vos activités s'inscrivent dans un cadre particulier, celui de la santé de l'enfant. Vous avez un rôle clé et central, en l'absence des cadres, étant le premier interlocuteur auprès des écoles, des partenaires, et de l'ensemble de l'équipe du pôle (assistants sociaux, médecins et infirmiers).

Activités principales :

Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner, filtrer, et orienter les appels téléphoniques internes et externes et donner un premier niveau d'information
- Accueillir ponctuellement sur place le public et/ou les professionnels
- Participer à la gestion de situations de crise (sanitaires, sociales...)

Organiser, participer et suivre la vie du service
- Assurer la gestion des emplois du temps des personnels de la santé scolaire, suivre les présences hebdomadaires
- Assurer le suivi de l'agenda du responsable de service et de la responsable adjoint
- Coordonner la messagerie
- Organiser les réunions et rendez-vous internes et externes (planification ; préparation des dossiers et documents divers ; diffusion des compte rendus...)

Gestion administrative
- Réceptionner, trier, diffuser et assurer le suivi des courriers santé scolaire
- Exploiter les fichiers professionnels et les actualiser si nécessaire
- Assurer le lien avec le prestataire et la Direction d'appui et coordination dans le suivi des commandes, livraisons et gestion des stocks des produits pharmaceutiques et matériels médicaux, des imprimés spécifiques au service
- Recenser les besoins en fournitures de bureau du service et après réception des commandes les répartir par agent ou espace défini
- Diffuser aux agents les documents individuels ou de communication interne, afficher les informations dans les espaces dédiées du service
- Tenir les tableaux de bord
- Mettre en forme et envoyer les courriers
- Mettre en forme les supports
- Réaliser les comptes-rendus
- Mettre à jour des fichiers permettant de suivre l'activité du pôle
- Trier, classer et archiver les documents, les imprimés du service

Vous avez un niveau Bac +2/3 ainsi que des connaissances et/ou une expérience dans le secteur médico-social.
Vous maîtrisez les outils informatiques (Pack Libre Office, publipostage...).
Vous avez une expérience réussie dans l'accueil (physique/téléphonique) et savez identifier la demande selon le degré d'urgence.
Vous êtes organisé.e, discret.e et à l'écoute.

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