Che de Secrétariat H/F - Fonction publique de l'État

Le/la titulaire du poste assure des fonctions de secrétariat élargi, organisant en pleine responsabilité le traitement administratif de l'ensemble des commandes parvenant à la direction de la DDT, en sollicitant, coordonnant et synthétisant les retours des différents services concernés au sein de la DDT. Un suivi des différents dossiers signalés est également mis en oeuvre.
Le/la titulaire assiste également le directeur et la directrice adjointe de la DDT dans l'organisation quotidienne de leur travail : accueil téléphonique et physique, gestion des boîtes électroniques, gestion des agendas et des déplacements, organisation des réunions en lien notamment avec le secrétariat de la Préfète, organisation des missions d'inspections (MIGT, IGAPS), rédaction de compte-rendus, gestion des parapheurs soumis à la signature de la direction (utilisation du parapheur électronique).
Placé(e) sous l'autorité du directeur départemental des territoires, le/la titulaire a des relations fonctionnelles régulières avec la directrice adjointe. Il/elle est membre du comité de direction de la DDT, contribue à chaque CODIR et en élabore l'ordre du jour.
Le/la chef(fe) de secrétariat encadre par ailleurs l'autre poste de secrétaire de direction que compte la DDT. A plus long terme, la DDT engage une démarche de resserrement du secrétariat de direction sur un seul poste au lieu de deux, en développant un réseau d'appui auprès des assistantes de service. Le/la chef(fe) de secrétariat assurera une responsabilité fonctionnelle sur les différentes assistantes assurant les intérims nécessaires à la continuité de la mission. Il/elle aura également un rôle de tête de réseau des différentes assistantes.
Relations internes : tous les services de la DDT (chefs de service, adjoints, chefs de cellule, agents), référente de proximité du SGCD
Relations externes : préfecture (secrétariat du préfet, du directeur de cabinet, du secrétariat général, des sous-préfets), autres administrations départementales (DDETS, DDPP, UDAP, OFB, etc) et régionales (DREAL, DRAAF), collectivités territoriales, chambres consulaires, etc

Savoirs :
Solide expérience en secrétariat de direction
Connaissance précise de la DDT, de ses activités, de son environnement institutionnel et de ses principaux interlocuteurs
Maîtrise des outils bureautiques, de la charte graphique et de la rédaction administrative
Rédaction des compte-rendus et de synthèses
Maîtrise des applications Casper, GIR, CHORUS DT, Resana

Savoir-faire :
Sens de la discrétion, de l'écoute, de la diplomatie, de la courtoisie
Travail en équipe
Capacité d'analyse et de synthèse
Expression écrit et orale
Techniques de l'accueil
Avoir le sens des relations humaines, établir une relation de confiance avec sa hiérarchie et les membres de la direction
Avoir une bonne capacité d'adaptation
Etre autonome et disponible, rigoureux et organisé dans l'exécution des tâches, savoir anticiper et hiérarchiser les urgences, prendre des initiatives dans son champ de responsabilités