Secrétaire Coordination Générale des Soins Pédagogique Qualité et Direction des Ressources Humaines H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif L'établissement
Le Grand Hôpital de l'Est Francilien (GHEF) comprend les 4 sites hospitaliers suivants : Meaux, Marne La Vallée, Coulommiers et Jouarre ainsi que 40 sites extrahospitaliers (psychiatrie de l'enfant de l'adolescent / psychiatrie de l'adulte).
Pour en savoir plus sur nous et sur nos projets : www.ghef.fr

Définition du poste
Organiser pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions).

Missions liées au poste
Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs
Accueil pour signature des contrats des agents
Gestion de l' agenda du directeur de soins /directeur du site
Organisation de réunions, visites, événements institutionnels
Rédaction, prise de notes, mise en forme de documents
Traitement et diffusion du courrier et des dossiers

Missions additionnelles RH possibles :
stages, suivi des courriels et gestion des boites mails
Classement, archivage et gestion documentaire
Mise à jour régulière des tableaux de suivi en lien avec les activités de soins
Suivi de la CV thèque, (transmissions des profils en lien avec les besoins, suivi de retour)
Elaboration et mise à jour régulier du planning annuel des cadres de permanence et /ou d'astreinte
Mise en forme et diffusion des débriefings selon les consignes de la direction

Missions spécifiques ou occasionnelles
Remplacement ponctuel des collègues des autres sites

Impératifs Métier et prérequis (diplômes NIVEAU / formation initiale)
Profil expérimenté
Si profil expérimenté : Baccalauréat professionnel Métiers du secrétariat (niveau IV) ou BTS Assistant de Direction (niveau III)

Qualités professionnelles :
Qualités attendues au niveau institutionnel
Comportement adapté dans ses relations avec autrui
Capacité à travailler en équipe
Capacité d'adaptation dans son environnement professionnel
Rigueur

Qualités spécifiques pour le poste
Aptitude à travailler avec différents niveaux d'interlocuteurs (directeurs, encadrants, organismes externes,)
Capacité à décliner de manière opérationnelle dans son domaine d'activité une politique générale
Capacité à conduire des projets en transversalité
Sens des responsabilités
Conscience de son positionnement professionnel
Représentation de l'image institutionnelle (comportement, attitude et tenue)
Comportement professionnel : loyauté, intégrité, non jugement, ouverture d'esprit, respect, honnêteté
Savoir-faire relationnel : patience, écoute, discrétion
Dynamisme et sens du travail en équipe
Réactivité, aptitude à prendre des décisions / des initiatives dans un périmètre sécurisé de compétences et à en rendre compte
Respect de l'autorité hiérarchique, respect du devoir de réserve, du devoir de discrétion et du secret professionnel
Organisation et méthode
Aptitude à travailler avec différents niveaux d'interlocuteurs internes et externes
Pédagogie, diplomatie dans la réponse apportée aux interlocuteurs
Capacité à gérer la charge émotionnelle
Capacité à suivre et respecter une procédure