Assistant·e Administratif·ve Suivi des Formations H/F - Creps de Toulouse

CREPS de Toulouse

Créé par décret n°2016-152 du 11 février 2016, le centre de ressources, d'expertise et de performance sportive de Toulouse assure, en
liaison avec les fédérations sportives, la formation et la préparation des sportifs figurant sur des listes arrêtées par le ministère chargé des
sports, en veillant à concilier la recherche de la performance sportive et la réussite scolaire, universitaire et professionnelle du sportif. Il met
en oeuvre des formations initiales et continues dans les domaines des activités physiques ou sportives, conformément aux objectifs
nationaux et en lien avec le schéma régional des formations de la région.

Il exerce des missions complémentaires au nom de la région. Il assure notamment à ce titre l'accueil et l'accompagnement de sportifs
régionaux, la promotion des actions en faveur du sport au service de la santé et du sport pour tous, le développement des activités en
faveur de la jeunesse et de l'éducation populaire et la mise en oeuvre des offres de formation aux métiers du sport et de l'animation,
conformément aux besoins identifiés par le schéma régional des formations

Descriptif du service

Descriptif de la Maison de la Formation des Compétences et des Territoires (MFCT)

La Maison de la formation des compétences et des territoires (MFCT) est composée de :

- 1 chef de Maison
- 2 adjoints : un responsable du pôle administratif et un responsable du pôle pédagogique
- 21 formateurs et formatrices
- 5 agents administratifs
- 1 conceptrice multimédia

Cadre statutaire de référence :
- Titulaire de catégorie : C (corps des adjoints techniques de recherche et de formation, accueil par voie de mutation ou de détachement d'un an)
- Contractuel de la fonction publique - catégorie C - CDD de 12 mois renouvelable

Mission

- Assurer la gestion administrative de formations professionnelles dans les domaines de la jeunesse et des sports.

Activités

Gestion des inscriptions :
- Suivi des pré-inscriptions via le logiciel YPAREO ;
- Rédaction de devis de formation ;
- Vérification de la complétude des dossiers ;
- Relations avec les candidats ;
- Prise en charge et suivi des dossiers de demandes de financement ;
- Validation et suivi des inscriptions ;
- Rédaction des contrats et des conventions de formation.

Suivi administratif du déroulé des formations :
- Rédaction des documents officiels de démarrage de sessions de formation en lien avec la DRAJES et le CFA ;
- Planification, suivi et contrôle des présences (émargements) via les outils dédiés (YPAREO et SOWESIGN)
- Suivi des dossiers de financement en lien avec les financeurs (déclarations mensuelles, etc.) ;
- Rédaction des avenants aux contrats et aux conventions de formation le cas échéant et des conventions de mise en situation
professionnelle ;
- Vérification de la qualité des pièces nécessaires à la facturation en lien avec le pôle budgétaire de la Maison Transversale ;
- Mise à jour des tableaux de bord interne du service ;
- Rédaction et envoi de convocations, attestations et courriers divers ;
- Rédaction de procédures et participation à la démarche qualité et d'amélioration continue du service.

Information et communication sur les formations :
- Accueil physique et téléphonique des usagers (permanence téléphonique) ;
- Réponse aux mails des usagers ;
- Participation aux salons d'information et d'orientation ;
- Participation aux journées portes ouvertes ;
- Participation à la réflexion d'amélioration continue information/communication.

Suivi des enquêtes de satisfaction et d'insertion professionnelle :
L'ensemble de l'équipe administrative s'organise pour assurer la continuité du service lors des périodes de congés.

Contraintes et difficultés du poste : Activités soumises à des variations de charge de travail en fonction du calendrier des formations

Experience : 2 An(s)

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Enseignement de disciplines sportives et d'activités de loisirs

Liste des qualités professionnelles :
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.